Verschieben von Cloud CRM in die Boxversion

    Wenn die Kapazität des Cloud-Services bereits knapp wird und der Übergang zur Box-Version als nächster logischer Schritt für die Weiterentwicklung des Unternehmensportals und des CRM-Systems betrachtet wird, haben die Unternehmen eine Frage: Wie wird das getan, was wartet darauf und wird nach der Übertragung alles erhalten?

    Es scheint, dass alles ziemlich einfach ist:

    • Erweitern Sie den Host mit der Box.
    • Wir schreiben im technischen Support.
    • Wir bestellen ein Backup;
    • Ich freue mich darauf, es zu erhalten.
    • Wir erweitern das Backup und genießen die vielfältigen Möglichkeiten der Box-Version.

    Die Praxis zeigt jedoch, dass der Übergang von der Cloud zur Boxed-Version alles andere als unbedeutend ist und einen klaren Aktionsplan, eine Analyse möglicher Risiken und die Bereitschaft dazu erfordert, dass alles schief geht.

    Wir wurden von einem großen Entwickler mit einem hoch belasteten CRM-System auf einem wolkigen Bitrix24 angesprochen. CRM arbeitete aktiv mit Vertriebsmanagern aus verschiedenen Niederlassungen des Unternehmens zusammen. Das Portal wurde in die IP-Telefonie von Asterisk integriert, um die Erstellung von Leads zu automatisieren, Gespräche mit Kunden aufzunehmen und die Fakten eines Anrufs auf einer Kundenkarte im CRM zu erfassen. In CRM wurden über verschiedene Kanäle pro Tag mehr als 100 Leads erstellt.

    Es war klar, dass jede Leerlaufzeit bei der Übertragung auf die Box-Version den Kunden mit enormen Verlusten bedroht. Nachdem wir mit dem Kunden die Ernsthaftigkeit des Übergangs und die möglichen Risiken besprochen haben, machen wir uns an die Arbeit.

    Zunächst haben wir die bestehenden Fälle und Veröffentlichungen zum Übertragen der Cloud in die Box analysiert und eine detaillierte Checkliste der Fehler erstellt, auf die wir stoßen könnten:

    • In der Cloud ausgeführte Anwendungen sind nicht auf der Box.
    • Die Lizenzkosten für Anwendungen für die Cloud-Version und die Box können variieren.
    • Das Risiko eines Datenverlusts aufgrund einer zeitweiligen Verzögerung während der Übertragung;
    • Einige Benutzer aus verschiedenen Branchen arbeiten nach der Übertragung weiterhin an dem Cloud-Service, und es ist erforderlich, die von ihnen erstellten Entitäten zusätzlich zu suchen und in CRM zu übertragen.
    • Die mobile Dienstanwendung funktioniert nicht im geschlossenen Portal.
    • Nach der Übertragung können sich einige Benutzer nicht mit ihrem alten Kennwort anmelden.
    • Möglicherweise liegt eine Fehlfunktion der Chat-Bots vor.
    • Häufiger Abbruch der Autorisierung bei der Arbeit am Portal;
    • Nur ein Teil der Aufgabenkommentare kann angezeigt werden.
    • Die Datenbank wird ohne Suchindex sein.

    Als Nächstes wurde ein Rosenkranzalgorithmus für die Maßnahmen nach Rollen aufgegliedert, die sowohl vom Auftragnehmer als auch vom Kunden ausgeführt werden mussten:

    Phase 1 (durchschnittliche Dringlichkeit)

    • Bereitstellen der Produktionsumgebung (Artist);
    • Testen der bereitgestellten Umgebung (Auftragnehmer);
    • Bereitstellung der Boxversion auf Hosts (Auftragnehmer);
    • Kauf und Installation eines SSL-Zertifikats für den Telefoniebetrieb (Kundeneinkauf, Auftragnehmer-Installation);
    • Testen der Boxversion - Leistung, Parameter, interne Tests (Auftragnehmer).
    • Bereitstellen der Vorproduktionsumgebung - eine vollständige Kopie von Production (Artist).

    2 Phase (hohe Dringlichkeit)

    • Anwendung zum Entladen der Sicherung. Abstimmung mit dem technischen Support-Service zum Zeitpunkt der Sicherung (Kunde);
    • Informieren der Benutzer über das Sicherungsdatum und Erstellen eines Plans für die temporäre Speicherung von Informationen aus CRM (Kunde);
    • Bereitstellung von Backup für die Produktion (Artist);
    • Einrichten des Portals nach dem Backup (Auftragnehmer);
    • Einrichten eines Telefonie-Servers für die Arbeit mit dem Portal (Kunde);
    • Telefonie-Modul einrichten (Auftragnehmer);
    • Primäre Telefonieprüfung (Kunde);
    • Eingehende Prüfung von CRM, Telefonie, Geschäftsprozessen CRM (Customer Sales Department);
    • Gesundheitsaussage. Testdaten löschen (Kunde);
    • Stoppen der Arbeit von Vertriebsmanagern im Cloud-Service (Kunde);
    • Übertragung von Transaktionen, Leads, Kontakten seit Erstellung der Sicherung von der Cloud-Version in die Box (Auftragnehmer);
    • Beginn der Arbeit des Vertriebsleiters an der Boxversion (Kunde).

    3 Phase (geringe Dringlichkeit)

    • Testen der Boxversion innerhalb von 2-3 Tagen (Kunde);
    • Genehmigung der vollen Arbeitsfähigkeit (Kunde);
    • Pre-Production Update - Übertragen Sie eine vollständige Kopie von Production (Artist).

    Nach diesem Plan und einer Checkliste mit möglichen Fehlern haben wir festgestellt, dass wir aufgrund der zahlreichen Unsicherheiten zu große Risiken haben:

    • Wie schnell wird der Dienst eine Sicherung bereitstellen?
    • Wie lange dauert die Bereitstellung einer Sicherung, wenn die CRM-Datenbank sehr groß ist?
    • Wie schnell kann ich das Modul und den Telefonieserver neu konfigurieren, damit es ordnungsgemäß mit CRM funktioniert?
    • Welche spezifischen Fehler können im Portal auftreten, wie kritisch werden sie für die Benutzer sein und wie lange kann es dauern, um sie zu beheben?

    Wir haben erkannt, dass wir eine unbegrenzte Zeitverzögerung haben, die mit zunehmendem Wachstum immer mehr Verluste für den Kunden mit sich bringen wird. Um die Zeitverzögerung zu minimieren, war es notwendig zu wissen, wie viel Zeit wir für die Portierung des Portals und das Debuggen aufwenden werden.

    Wir kamen daher zu dem Schluss, dass ein Backup aus der Cloud nicht ausreicht, und um Verluste zu minimieren, müssen Sie ein Backup bereitstellen - um alle möglichen Risiken zu erkennen und die Zeitverzögerung zu schätzen, und dann das zweite Backup, das wir planen könnten, um Verluste zu minimieren .

    Bitrix bietet nur ein Backup und nur einmal, da der Transfer von Cloud zu Box technisch komplex ist. Durch die Kontaktaufnahme mit dem technischen Support und der Verbindung des Kunden zu diesem Problem konnten wir immer noch zwei Backups aus der Cloud zu unterschiedlichen Zeitpunkten bereitstellen. Der Zeitpunkt des ersten Backups wurde vereinbart und die Transferarbeiten begannen.

    Volumen, Geschwindigkeit und gebrochene Teile


    Um zu verstehen, wie viel und wie viel Zeit es für uns brauchen wird, haben wir ein Tagebuch geführt, in dem wir jeden Schritt aufgezeichnet haben.

    Das Portal startete also am Donnerstagabend mit der Datensicherung, das heißt, CRM hatte am Donnerstag die neuesten Daten und gab uns am Freitagmittag einen Link zu der Datensicherung. Hier standen wir vor der ersten Schwierigkeit - das Backup wog etwa 30 GB und die Downloadgeschwindigkeit von Amazon.com-Servern, die die Cloud hosten, war alles andere als ideal (durchschnittlich 800 Kb / s). Nachdem wir ungefähr die Zeit berechnet hatten, für die mehrere Teile des Backups geladen waren, stellten wir fest, dass es insgesamt etwa 10 Stunden dauern würde, um das Backup herunterzuladen.

    Das nächste Problem war das Auftreten von Fehlern während des Pumpens verschiedener Teile der Sicherung, die nur während der Bereitstellung erkannt wurden. Diese Teile führten in der Regel auch zu einem Hash-Summen-Nichtübereinstimmungsfehler. Daher musste der beschädigte Teil des Archivs im Fehlertext erkannt und manuell über SSH übertragen werden. Anschließend wurde das Entpacken der gesamten Sicherung von Grund auf neu gestartet.

    Nach dem erfolgreichen Herunterladen und Bereitstellen eines Backups auf unseren Hosts haben wir eine Arbeitskopie der Cloud in der Box erhalten und mit dem nächsten Schritt fortgefahren - Testen und Debuggen des Portals.

    Kleine Fehler und heimtückisches Push & Pull


    Zu unserer Überraschung verlief der Test der Box relativ reibungslos. Wir haben das CRM getestet, alle Service-Tools durchlaufen, die Leistung des Messenger überprüft, die internen Tests durchgeführt und nur 3 Fehler aufgedeckt:

    • Das Symbol für Dateianhänge verschwand im Messenger und das Senden von Dateien im Messenger insgesamt funktionierte nicht.
    • Die Links in den Benachrichtigungen hatten eine Adresse ohne Domäne, zum Beispiel: Firma / Personal / Benutzer / 1250 / Aufgaben / Aufgabe / Ansicht funktionierten nicht;
    • Einige Benutzer konnten sich nicht mit einem falschen Login / Passwort-Fehler am Portal anmelden.

    Wir wussten, dass es nicht möglich ist, sich nach der Übertragung im Voraus anzumelden. Der Dienst warnt dies sofort, wenn ein Backup erstellt wird. Dieses Problem wird leider nur durch das Wiederherstellen des Kennworts durch Benutzer oder durch manuelles Ändern des Kennworts für jeden Benutzer durch den Administrator gelöst, da die Kennwörter von Bitrix24.Network nicht im Portal gespeichert werden.

    Der Fehler mit den Links in den Benachrichtigungen wurde ziemlich schnell behoben - durch Vorgabe der Portaldomäne in den Websiteeinstellungen und den Einstellungen des Hauptmoduls.

    Das fehlende Symbol für Dateianhänge im Messenger brachte jedoch einige Sorgen. Es dauerte weitere Stunden, bis die Aufgabe fehlgeschlagen war, um die Ursache des fehlenden Symbols zu verstehen. Als Ergebnis stellten wir fest, dass der Grund noch lange nicht im Festplattenmodul lag, wie ursprünglich angenommen. Der Grund dafür war der getrennte Push-Server in den Einstellungen des Push & Pull-Moduls, das automatisch die Datenübertragung im Messenger abbrach.

    Abschließende Prüfung


    Nach erfolgreichem Testen und Debuggen des Portals wurde ein ausführlicher Bericht an den Kunden erstellt. Als nächster Schritt wurden eingehende Tests durch die CRM-Kundenabteilung sowie der Aufbau eines Telefonieservers für die Box und das Testen von Anrufen durchgeführt.

    Beim Testen wurden erhebliche Probleme festgestellt. Wir stellten einen Testhost bereit und rollten eine vollständige Kopie des Kampfportals darauf, nur für den Fall, dass wir eine 100% funktionierende Version des Portals hatten und mit der wir die Einstellungen vergleichen konnten, wenn nicht standardmäßige Fehler auftraten, die beim ersten Sicherungstest nicht erkannt wurden.

    Nachdem wir eine Kopie des Portals bereitgestellt hatten, wandten wir uns einer Analyse des Journals zu, in der wir Fehler und den Zeitpunkt ihrer Lösung behoben haben. Nach einer detaillierten Analyse des Magazins haben wir den zweiten Backup-Transferplan aktualisiert, festgestellt, wie viel Leads bei der endgültigen Übertragung verloren gehen können, und wir haben dem manuellen Import verlorener Leads aus der Cloud-Version zusätzliche Zeit gewidmet. Alle Details und Risiken wurden ebenfalls mit dem Kunden besprochen und an den technischen Support des Dienstes mit der Bitte um Vorbereitung eines zweiten Backups verfasst.

    Das zweite Backup und warum kann es schief gehen?


    Nachdem wir die Zeit für die Erstellung des Backups auch am Donnerstag abgestimmt hatten, bereiteten wir das Team am Freitag bis 12.00 Uhr auf operative Maßnahmen vor. Im Bereich von 12-13 Stunden erhielten wir einen lang erwarteten Link und starteten den Download. Ein paar Stunden später war klar, dass das Archiv nicht länger als 10 Stunden, sondern etwa 14 Stunden ausgepumpt werden würde! Die Bandbreite des Kanals unseres Providers und der Amazon.com-Server an diesem Tag ließ zu wünschen übrig. Wir bereiteten uns auf die Nachtarbeit vor, da die Leads weiter fielen und der Kunde auf einen Bericht wartete, um mit der Einrichtung des Telefonieservers zu beginnen.

    Wie oft passiert - nicht alles lief nach Plan. Der nächste Schritt war die Übertragung der angesammelten Leads von der Cloud-Version in die Box - der Prozess ist einfach und unkompliziert, hat aber seine eigenen Nuancen. Wenn Sie in der Liste der Leads die Leads auswählen, die exportiert werden sollen, und auf "In CSV exportieren" klicken, werden alle vorhandenen Leads in CRM entladen, nicht nur ausgewählte. Bei einer großen Lead-Datenbank ist die Cloud logischerweise in einen Fehler geraten. Die Lösung bestand darin, einen Filter zu verwenden, nur in diesem Fall wurden die Ableitungen korrekt entladen.

    Weitere Tests sind ohne Überraschungen bestanden, da wir bereits wussten: Was nicht funktioniert, wie und wo bearbeitet werden soll. Nach erfolgreichem Anschluss und Test der Telefonie haben die Vertriebsmanager am Montag in der Boxed-Version bereits vollständig mit CRM gearbeitet. Und bereits während der Woche funktionstüchtig, haben wir das Portal optimiert, das Backup gesichert und die endgültige Kopie des Portals zum Test-Host gemacht.

    Der gesamte Transferprozess dauerte vom Planungszeitpunkt bis zu den endgültigen Einstellungen etwa eine Woche.

    Daher möchte ich die Wichtigkeit der Planung derart komplexer und riskanter Projekte, die obligatorische Einbindung des Kunden in den Prozess und die Offenlegung möglicher Risiken hervorheben, obwohl Abweichungen von der Planung, wie die Praxis zeigt, keine Ausnahme sind.

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