Optimieren Sie Ihren Geschäftsprozess mit einem Simulator

  • Tutorial
Prozessoptimierung hat ein schwieriges Schicksal. In der Mitte der zweitausendstel war es sogar verboten, dieses Wort als kompromittiert zu erwähnen, weil es sich um nutzlose Aktivitäten handelte. Bisher wird versucht, Synonyme wie Reengineering, Verbesserung, Leistung usw. zu verwenden. Dennoch ist die Steigerung der Effizienz eines der Ziele des Geschäftsprozessmanagements. Die Basis für die Optimierung ist das Ergebnis der Analyse von Daten zur Umgebung und zum Inhalt des Prozesses. Da keine statistischen Daten erfasst werden können (z. B. beim Entwerfen eines neuen Prozesses), werden diese von BP-Simulatoren generiert.
In einem der vorherigen Beiträge auf Habré habe ich erzähltInformationen zum Online-Geschäftsprozesssimulationsservice bpsimulator.com. Heute werden wir versuchen, es mit einer bestimmten Aufgabe zu lösen, um die Arbeitseffizienz zu verbessern, zum Beispiel dem Prozess der Privatkreditvergabe an eine Bank.

Optimierungsziel


Einer der Fehler besteht darin, mit der Optimierung zu beginnen, aber wir haben eine Einführung: Eine Verkaufsstelle einer konkurrierenden Bank, die ein ähnliches Produkt anbietet, wurde in der Nähe der Bankfiliale eröffnet. Die Technologie und das Produkt können nicht geändert werden. Es ist erforderlich, die Zeit vom Zeitpunkt der Antragstellung bis zur Gewährung eines Darlehens zu verkürzen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.


Geschäftsprozessdatenerfassung


Zunächst müssen Daten über die erforderlichen Funktionen, deren Reihenfolge und Ausführende gesammelt werden:
Liste der Funktionen
1. Die „Bearbeitung eines Kreditantrags“ wird vom „Betreiber
“ in 15 bis 30 Minuten ausgeführt. 2. Die „Datenüberprüfung“ wird vom „Prüfer“ in 5 bis 15 Minuten ausgeführt
. Die Risikobestimmung wird durch "Scoring (automatisch)" in 1 Minute
4 durchgeführt. Die "Sicherheitsüberprüfung" wird durch "Sicherheitsbeauftragte" in 10 bis 15 Minuten durchgeführt.
5 Die "Entscheidungsfindung" wird durch den "Kreditmanager" in 5 bis 10 Minuten durchgeführt ) AR = 0.1
6. "Informieren des Kunden" wird vom "Call Center Operator" in 5 Minuten
7 durchgeführt. " Das Weglassen der Ablehnung wird von „SMS-Gateway (automatisch)“ in 30 Sekunden ausgeführt.
8. Die „Kreditbearbeitung“ wird von „Operationist“ in 10 bis 20 Minuten ausgeführt
9. „Gutschrift von Geldern“ wird von „ABS (automatisch)“ in 1 Minute ausgeführt.
Aufbau der Organisationsstrukturen
1. Betriebsleiter: 2 Mitarbeiter in 10 zusätzlichen Büros
2. Prüfer: 6 Mitarbeiter in der Niederlassung
3. SB-Mitarbeiter: 10 Mitarbeiter in der Niederlassung
4. Kreditmanager : 5 Mitarbeiter in der Niederlassung
5. KC-Betreiber: 2 KC-Mitarbeiter
Externe Faktoren
1. Im Durchschnitt besuchen 32 Besucher die Abteilung pro Tag, und zwar gleichmäßig über den gesamten Arbeitstag
Besucher gehen nicht gleichmäßig, der Bediener hat ein Dutzend Aufgaben in anderen Prozessen, Aufgaben werden nur einmal am Tag an den Prüfer verteilt, AR hängt vom Produkt ab, der zweite Bediener befindet sich im Mutterschutz usw. Dies ist entscheidend für den nächsten Schritt, aber heute werden wir aus einem einfachen Beispiel lernen.

Visuelle Modellierung eines Geschäftsprozesses


Wir gehen zum Dienst, starten die Anwendung und wählen die russische Sprache und erstellen ein neues Modell. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen klicken, ändern Sie ihn in "1.0.0 Privatkreditvergabe in der Bank von OJSC JSCB" XXX ".
Dies wird in Zukunft vernünftig erscheinen, wenn Kollegen den Bildschirm Ihres Monitors sehen.

Das einzige, was sich noch im Arbeitsbereich befindet, ist die Systemsteuerung mit den Abschnitten Modell, Entwurf, Simulation und Ansicht. Klicken Sie im Bereich Design auf Generator hinzufügen - dies ist ein Generator für Aufgaben. In unserem Fall handelt es sich um einen Generator für Bankbesucher, die einen Kredit erhalten möchten. Die Schaltfläche „Funktion hinzufügen“ befindet sich ebenfalls in der Nähe, wir benötigen sie 9. Platzieren Sie diese Objekte mit der Maus nacheinander von oben nach unten auf dem Modell.
Jedes Objekt hat einen "Eingang" - den oberen Teil und einen "Ausgang" - den unteren. Um die Objekte zu verbinden, klicken Sie auf das „+“ im Bereich „exit“ des übergeordneten Objekts und dann auf das „+“ des untergeordneten Objekts (oder eines anderen Objekts). Es besteht also eine Verbindung mit dem Pfeil vom Ausgang eines Objekts zum Eingang eines anderen.

Ein Doppelklick auf ein Objekt öffnet dessen Eigenschaftenfenster. Dort müssen Sie die Standardwerte in die Daten ändern, die wir über den Prozess gesammelt haben.

Um die Position des Auftragnehmers zu ändern, doppelklicken Sie auf die Zeile mit der Ressource (in der Abbildung mit der Nummer 3 gekennzeichnet). Das Fenster Ressourcenmanager wird geöffnet. Sie müssen den Namen der Position ändern und an derselben Stelle auf das Kontrollkästchen "Ressource speichern" klicken. Der Name ändert sich dann in allen Funktionen, an denen dieser Spezialist beteiligt ist. Wählen Sie für die Funktion „Darlehen aufnehmen“ in der Dropdown-Liste den von uns bereits angelegten „Operationist“ aus und löschen Sie die zusätzliche Zeile. Am Ende der Simulation sieht das Fenster "Ressourcenverwaltung" folgendermaßen aus (ich habe einen nicht verwendeten, automatisch erstellten Beitrag gelöscht):

Für die Entscheidungsfindungsfunktion müssen zwei Entscheidungen getroffen werden, eine für die Informierungsfunktion und eine für die Verweigerung der Benachrichtigung. Am Ende dieser Funktion wird eine Verteilungsregel für den Verlauf des Prozesses gebildet, ein logisches "ODER" (entweder wird eine positive Entscheidung über das Darlehen getroffen, und ein Kunde sollte in das Büro eingeladen werden - 10% oder es reicht aus, den Kunden über die negative Entscheidung zu informieren - 90%). Die Eigenschaften der Funktion sollten folgendermaßen aussehen: Wir

nennen den Generator "Kundenkontakt". Wenn Sie im Abschnitt "Arbeitszeiten" auf die Zeile "09: 00-18: 00" doppelklicken, können Sie die Anzahl der Kunden während des Arbeitstages bearbeiten.
In diesem Stadium endet die Simulation normalerweise wie folgt:

Das Modell wird auf Richtigkeit, aber nicht auf Angemessenheit geprüft. In unserem Büro bedient das mittlere Büro der Niederlassung die Anträge von weiteren 9 Abteilungen, und dies muss simuliert werden, um angemessene Ergebnisse zu erzielen.
Natürlich können Sie alle Operationsbeamten in einer abstrakten Abteilung zusammenfassen. Wenn dann drei Besucher mit zwei Operationsbeamten in das Büro kamen, stand dieser in der Warteschlange, und in der abstrakten zusätzlichen Abteilung wurde er von einem freien Spezialisten aus einer anderen Stadt „empfangen“. Und wenn Sie die Anzahl der Filialmitarbeiter durch die Anzahl der Filialen dividieren, ist dies lächerlich und nicht ausreichend.
Es ist möglich, die Generatoren und Funktionen des Bedieners am Modell noch 9 Mal zu duplizieren, es wird sich deutlich, aber umständlich herausstellen.

Wir fügen einen weiteren Aufgabengenerator mit dem Namen "Bewerbungsbearbeitung in einem anderen VORHER" und der Anzahl der Aufgaben 32 * 9 = 288 während des Arbeitstages hinzu. Der Ausgang des Generators wird dem Eingang der Funktion "Datenüberprüfung" zugeführt. Zwischen der Benachrichtigung des Kunden und der Beantragung eines Kredits muss ein Filter eingefügt werden, damit die Anwendungen des zweiten Generators nicht in eine Filiale gelangen. Wir haben das Objekt „Kontrollpunkt“ in den Abschnitt „Entwurf“ eingefügt. In den Eigenschaften müssen Sie auf „Generator mit dem Namen„ Kundenadresse “zulassen“ klicken. Nur die Anwendungen, die dieser Bediener erstellt hat, werden ausgeführt. Das endgültige Modell lautet:

Jetzt können Sie ausführen.

Geschäftsprozesssimulation


Klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich „Simulation“ auf „Start“ - die Simulation wird gestartet, die Zahlen auf den Modellobjekten stellen den Status des Prozesses in einer Zeitskala dar. 1 Sekunde Echtzeit entspricht 1 Minute Prozesszeit. Die Simulation stoppt nach einem Tag der Prozesszeit, d.h. nach 24 minuten echt. Dies ist eine lange Zeit, sodass Sie auf die nächste Schaltfläche "Beschleunigen" klicken können. Die Berechnung des Tages dauert dann nur 24 Sekunden. Am Ende der Simulation sammeln wir alle Daten über den Status des Prozesses, die Aufgaben, Funktionen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter während des gesamten Simulationszeitraums.

Geschäftsprozessanalyse


Im Bereich „Ansicht“ der Symbolleiste befindet sich eine Schaltfläche zum Öffnen des Fensters „Statistik“, in dessen Registerkarten sich Diagramme zum Prozessstatus befinden. Da es unser Ziel ist, die Zeit für die Erledigung von Aufgaben zu verkürzen, sehen wir uns die Registerkarte „Aufgaben“ an: Die



durchschnittliche Betriebszeit beträgt ungefähr eine Stunde. Wir müssen diesen Wert irgendwie reduzieren. Das erste, was mir einfällt, ist, die Anzahl der Mitarbeiter in den am stärksten belasteten Bereichen zu erhöhen. Auf der Registerkarte „Pers. ressourcen „es ist klar, dass verifizierer an der grenze ihrer kräfte arbeiten.



Im Bereich "Ansicht" der Symbolleiste gibt es eine Schaltfläche "Ressourcen" zum Öffnen des Fensters "Ressourcen-Manager". Die Anzahl der Prüfer wird von 6 auf 8 Personen erhöht. (Vergessen Sie nicht, auf das Kontrollkästchen "Ressource speichern" zu klicken.)



Die Betriebszeit für die Bearbeitung von Aufgaben hat sich praktisch nicht geändert, aber die Prüfer haben zu viel Freizeit. Sie müssen also beispielsweise zum Zeitpunkt der Ausführung einer kritischen Funktion in eine andere Richtung graben. Die Funktion "Datenüberprüfung" hat eine maximale Ausführungszeit von 15 Minuten, dreimal die minimale Ausführungszeit von 5 Minuten. Was aber, wenn Sie es schaffen, die maximale Überprüfungszeit auf 10 Minuten zu reduzieren? Um die Hypothese zu testen, geben wir die Anzahl der Verifizierer -6 zurück und setzen die Ausführungszeit der Funktion "Datenverifizierung" auf 6-10 Minuten. Führen Sie die Simulation aus.



Betriebszeit um 15 Minuten verringert, d.h. um 25%, und in einigen Läufen erreicht dieses Ergebnis 50%, was eine weitere Optimierung auf der Ebene einer bestimmten Funktion sinnvoll macht.

Fazit


Wie Sie sehen, reichen leicht verfügbare Daten, ein einfaches Tool und unprofessionelle Qualifikationen aus, um mit der Nutzung und dem Erhalt praktischer Simulationsergebnisse zu beginnen. Jeder wird in der Lage sein, seine Probleme bei der Optimierung von Geschäftsprozessen zu lösen, Hypothesen zur Vornahme von Änderungen zu testen und die Anzahl der Mitarbeiter zu standardisieren. Wenn Sie interessiert sind, warum die restlichen Felder für die Funktionseinstellungen benötigt werden und in welchen Fällen Sie sie verwenden müssen, können Sie die Hilfe des Dienstes einsehen , und ich freue mich über Kommentare zu Fragen und Anregungen.

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