Business Analytics: Wie kann man Excel ablehnen, ohne es aufzugeben?



    Sicherlich ist jeder von Ihnen mit der Situation vertraut, als die Organisation mit der Durchführung interner Analysen in Excel begann, da ihre Fähigkeiten mehr als ausreichend waren. Mit dem Wachstum eines Unternehmens werden Aufgaben jedoch komplexer, das Datenvolumen wächst, und Excel beginnt zuerst zu stöhnen und wird dann zu einer „Himmelskugel“, aufgrund derer die tägliche Masse bezahlter Arbeitszeit verschwendet wird.

    In unserer heutigen Geschichte geht es darum, wie ein Unternehmen auf Bundesebene mit einem großen Dokumentenfluss von der Registrierung in Form sperriger Excel-Dateien zu einem normalen, unterstellten BI-Tool wurde. Nun gut - über unsere Vision, wie das Unternehmen gehen soll (der Kunde hat noch keine endgültige Entscheidung getroffen).

    Ausgabe Problem


    Damit war das Wesentliche des Problems klarer: Die Aufbereitung und Konsolidierung der Daten durch Excel dauert nun im Unternehmen etwa 80% der Arbeitszeit der Mitarbeiter, und 79% warten auf die Reaktion des Programms selbst. Das heißt, die Person hat einige Manipulationen vorgenommen, eine Formel oder einen Wert geschrieben, die Eingabetaste gedrückt und geht zum Rauchen, zum Kaffee trinken oder zum Mittagessen: Einige Konsolidierungsvorgänge und Datenaktualisierungen dauern zwischen 40 Minuten und 2 Stunden.

    Das Hauptproblem ist der Mechanismus der Datenkonsolidierung, der in der Antike festgelegt wurde - eine Reihe komplexer Querschnittsformeln, in denen der Teufel ein Bein bricht. Einmal wurde dieser Mechanismus von einem Excel-Guru erfunden, aber er hatte eindeutig nicht erwartet, dass eine solche Datenmenge verarbeitet werden würde. Bisher funktionierte alles ohne Bremsen, und die Dateien mit den vorgeschriebenen Formeln wurden einfach von Projekt zu Projekt kopiert. Und als einige Jahre später Probleme auftraten, wusste niemand genau, wie die Konsolidierung funktionierte. Es war jedoch nicht möglich, einen Spezialisten zu finden, der es wieder herstellen könnte, was nicht verwunderlich ist: Entwickler lernen normalerweise nicht die Formelsprache von Excel und verwenden sie nicht.

    Die Komplexität und Dauer der Berechnungen in Excel führten dazu, dass mit zunehmendem Datenvolumen immer mehr Mitarbeiter für die Abteilung eingestellt werden mussten, da die vorhandenen Mitarbeiter die Verarbeitung von Dokumenten nicht bewältigen konnten.

    Diese Situation war nicht sofort und nicht der andere Tag. Daraufhin entschied der Kunde: Es ist Zeit für die Migration. Die Hauptanforderung bestand darin, dass das neue System den Prozess so wenig wie möglich beeinflusst. Das heißt, der Kunde ist unglücklich, dass Excel langsamer wird, aber er möchte seine gewohnten Vorgänge aufgrund des neuen Tools nicht ändern. Der gesamte technologische Prozess kann in zwei Hauptstufen unterteilt werden:

    1. Aufbereitung von Daten aus verschiedenen Quellen, hauptsächlich aus Papierdokumenten,
    2. Eingabe in die Registry in Form von Excel-Dateien und Konsolidierung.

    Der technologische Prozess beim Kunden ist wie folgt: Die



    zweite Nuance: Bei der Eingabe von Daten in das Register prüfen die Mitarbeiter, ob dieses Dokument noch nicht eingegeben wurde. Suchen Sie dazu nach einer Reihe von Details. Wir haben vorgeschlagen, dieses Verfahren zu automatisieren und Duplikate bereits in der Eingabephase zu identifizieren. Das heißt, ein neues Dokument kommt an, sie beginnen es ohne Filter zu fahren. Wenn das System anhand von Parametern ein Duplikat findet (z. B. nach Verwendungszweck und Zahlungsdatum), wird dieser Datensatz rot markiert, sodass der Benutzer feststellen kann, ob in den eingegebenen oder bereits eingegebenen Daten ein Fehler vorliegt. So wird die Kontrolle der Duplizierung von Datensätzen und die Korrektheit der Eingabe mittels Excel implementiert.

    Wir haben uns entschieden, keinen Zoo von verschiedenen Anbietern zu gründen. Die Microsoft-Lösung war in diesem Fall nicht besser, weil dieses Unternehmen sowohl Excel als auch Power BI entwickelte. Und auch nicht, weil sie gut miteinander integriert sind. Mit Just Power BI können Sie als Datenquelle einen ganzen Ordner verwenden, in den ein Benutzer nach eigenem Ermessen andere Dateien (einschließlich Textdateien) ablegen kann. Und verarbeiten Sie sie buchstäblich mit einem Klick. Fügen Sie ggf. weitere Informationsquellen hinzu (1C, automatisierte Buchhaltungssysteme anderer Abteilungen usw.).



    Power BI und Power Query arbeiten buchstäblich um Hunderte Male schneller und ermöglichen es Ihnen, die Begrenzung der Datenmenge zu umgehen, mit der Excel arbeitet. Anfangs waren es 64.000 Zeilen, jetzt geht die Rechnung an Millionen. Wenn Sie sich also gegen Excel entschieden haben, können Sie als nächsten logischen Schritt entweder zu Power Pivot oder Power BI wechseln: Sie verwenden dieselben Ansätze und Mechanismen. Wenn Sie Formeln in der M-Sprache (in Power Query) oder DAX in Power Pivot für die Datenverarbeitung verwendet haben, wird dies in Power BI nahezu unverändert bleiben.

    Mit Power BI können Sie als ein einziges integriertes Produkt all die Technologien kombinieren, die seit Jahren in Excel "hängen", z. B. Spielzeug für den Weihnachtsbaum. Angenommen, es ist unmöglich, Daten einzugeben (na ja, fast), Sie können A + B nicht wie in Excel betrachten, aber es kann als Prozessor für große Datenmengen verwendet werden. Zum Beispiel, wenn Sie Berechnungen über eine große Anzahl von Spalten oder Zeilen durchführen müssen. Excel kann auch damit umgehen, aber in Stunden und Power BI in Sekunden.

    Es gibt zwei oder drei konkurrierende Produkte, die hypothetisch die gleichen Berechnungen genauso schnell durchführen können, sich jedoch nicht so gut in Excel integrieren lassen und ebenso wichtig ist, dass Sie zusätzliche IT-Infrastruktur bereitstellen müssen.

    Darüber hinaus kann die Finanzkomponente nicht verworfen werden: Microsoft stellt Power Pivot Desktop kostenlos zur Verfügung, wenn Sie diesen Mechanismus nur zur Integration Ihrer eigenen Excel-Dateien verwenden möchten und Berichte erstellen oder Daten alleine oder als Teil einer kleinen Gruppe analysieren.

    In diesem Fall können die von Power BI erstellten Dateien wie Excel-Berichte frei zwischen Computern verschoben werden. Dadurch können Benutzer nicht nur einige berechnete, feste Daten in die Hände bekommen, Power BI bietet zahlreiche Möglichkeiten, verschiedene interaktive, sofort neu berechnete Diagramme und Diagramme zu erstellen.



    Nach der Einführung von Power BI verringerte sich die Dauer der Berechnungsphase nach pessimistischsten Schätzungen um das 200- bis 300-fache (!). Da die Abteilung derzeit 12 Mitarbeiter beschäftigt, die viel Zeit mit der Verarbeitung von Dokumenten verbringen, können wir das Personal um den Faktor 4 sicher reduzieren. Dies spart schon jetzt Einsparungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und den Steuern.

    Zeit und Geld zu sparen ist jedoch nicht der einzige Vorteil dieser Lösung. Bisher hat das Unternehmen nie die gesamte Datenmenge analysiert - nur für jeden Geschäftsbereich oder jedes Projekt separat. Excel konnte eine solche Belastung einfach nicht verkraften. Und jetzt wird es nicht nur eine Cross-Analyse von Projekten möglich. Mit der weiteren Erweiterung dieser Linie, z. B. auf Power BI Pro, Power BI RS oder sogar Power BI Premium, können interaktive Berichte für verschiedene Benutzerkategorien erstellt, Zugriffsebenen auf vertrauliche Daten verwaltet und der Zugriff über Web oder mobile Geräte bereitgestellt werden.

    Das heißt, praktisch ohne Änderung des Arbeitsablaufs, um allen Entscheidungsträgern im Unternehmen Informationen zu geben, wie sie sagen, an ihren Fingerspitzen.

    Yuri Kolmakov, Experte, Abteilung Systeme für Konsolidierung und Datenvisualisierung, Jet Infosystems ( McCow )

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