Die Praxis, die IT-Abteilung aus einer Krise zu entfernen

Als ich eine neue Stelle antrat, war ich mit einer Krise in der Abteilung konfrontiert. Die Krise war durch völlige Verwirrung, mangelnde Organisation, chronische Verzögerungen bei der Ausführung von Aufgaben, einen geringen Kenntnisstand der Mitarbeiter und andere damit zusammenhängende Faktoren gekennzeichnet.

Optionen zur Lösung von Problemen wurden im Handumdrehen ausgearbeitet, dann hatte ich keinen Lösungsalgorithmus und handelte nach eigenem Ermessen und dem Ermessen der Geschäftsleitung. Jetzt, am Ende der Krise, konnte ich eine Liste von Maßnahmen formulieren, die mir in dieser Angelegenheit geholfen haben.

Aktionsplan:
1. Beheben Sie wichtige technische Probleme.
2. Das Studium aller Aktivitäten der Abteilung.
3. Kundenverneinung auslöschen.
4. Arbeiten Sie mit den Mitarbeitern.
4.1. Delegation
4.1.1. Checklisten.
4.1.2. Anleitung
4.2. Kontrolle.
4.3. Schulung.
4.3.1. Interne Workshops.
4.4. Disziplinierungsaktivitäten.
4.4.1. Erläuterungen.
4.4.2. Strafen
4.5. Förderungen.
4.5.1. RFP erhöhen.
4.5.2. Feiertage.
5. Arbeiten Sie an sozialen Aspekten.
5.1. Arbeitsraum.
5.2. Reduzierung des Arbeitsaufwands in Überstunden.
6. Stoppen Sie das Einfädeln.

1 Beheben Sie wichtige technische Probleme

Die wichtigsten technischen Probleme Ich bezeichne die Probleme, die im Vergleich zu anderen die meisten Probleme verursachen oder zu schwerwiegenden Konsequenzen führen können, wenn sie ignoriert werden. In meinem Fall waren solche Probleme Design-Dinge und der Server einiger Clients, die vollständig ausgefallen sind.

Probleme in den Projekten:
- Mangel an Virenschutz, Backup, Überwachungssystemen und Software-Standardisierung;
- kritischer Zustand des Netzwerkschutzes;
- Der Mechanismus für den Transport des offiziellen Verkehrs von vielen Einzelhandelsgeschäften zur Zentrale war zumeist nicht funktionsfähig als bei der Arbeit und ein sehr kritischer Aspekt.
Outsourcing von Kundenproblemen:
- Mangel an Virenschutz-, Backup- und Überwachungssystemen;
- Viele kleine und große chronische Probleme, die im Laufe der Zeit akut wurden;
- Unzufriedenheit mit den Ergebnissen unseres Unternehmens, viele waren kurz davor, Verträge zu kündigen.
Ein Beispiel für Client-Probleme: Ein Paar von zentralen Servern eines der Clients befand sich aus Sicht der Software in einem nicht behebbaren Zustand. Die Situation war so angespannt wie möglich, da es zu dieser Zeit bereits mehrere Versuche gab, Leben in sie zu bringen, und es war notwendig, effektiv zu handeln. Mein erster Arbeitstag begann um 9 Uhr und endete um 5 Uhr am nächsten Tag.

Eine Weile konnte ich mich mit einem Wolf aus dem sowjetischen Spiel „Moment mal“ vergleichen, der fallende Eier fängt. Die meisten wurden erwischt, einige fielen.

2 Untersuchung aller Bereiche der Aktivitäten der Abteilung

Aspekte , mit denen ich mich vertraut machen musste:
- laufende Projekte;
- Auslagerung von Abonnenten und deren individuellen Merkmalen;
- Grundsätze der Arbeit mit bestehenden Kunden;
- Kundenkontaktinformationen;
- Zugriff auf Client-Geräte.
Es gab Probleme mit allen Aspekten der Einarbeitung. Für Projekte gab es nur Informationen in Worten und keine Dokumente. Outsourcing-Abonnenten hatten viele fragmentarische Daten und nichts wirklich. Die Grundsätze für die Zusammenarbeit mit Kunden blieben angesichts des Mangels an kohärenten Informationen vage. Es gab keine Dokumente mit Kontaktinformationen. Der Zugang zu Technologie war über den gesamten „Dateispeicher“ verteilt.

Es dauerte ungefähr einen Monat, um diese Probleme zu lösen. Wir haben nach und nach Informationen gesammelt. Informationen zu Projekten wurden mit Worten dokumentiert. Für Unternehmen, deren Abonnenten mit Worten dokumentiert wurden, wurde der Rest bei Besprechungen geklärt. Separat mit der Bestimmung der Zugehörigkeit von Kunden zu unserer Abteilung befasst. Die Kontaktinformationen wurden mit den mageren Kontakten gesammelt, die wir hatten. Der Zugang zu Technologie musste systematisch neu aufgebaut werden.

3 Kundenverneinung auslöschen

Die Negativität der Kunden war akut. Viele der Kunden standen kurz davor, unsere Dienstleistungen abzulehnen. Diese Situation wurde durch interne Desorganisation und geringe berufliche Qualifikation des Personals verursacht. Ein sehr häufiges Ereignis war das erfolglose „Theater“ oder „Theater“, das den Anschein des Ergebnisses erweckte. Aufgrund negativer Aspekte verzögerte sich die Lösung von Kundenaufgaben, sie arbeiteten mehrmals an derselben Aufgabe. Um dieses Problem zu lösen, können Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter auswählen und den Fluss zu ihm leiten. In meinem Fall gab es keinen solchen Angestellten, also nahm ich den Strom für einige Monate. Eine qualitativ hochwertige Lösung für Kundenprobleme beseitigte nicht immer das Negativ, das sich in den letzten Jahren des Unternehmens angesammelt hatte. Um die Situation aufrechtzuerhalten, wurde auf die Ernennung von Rabatten für Dienstleistungen zurückgegriffen. Manchmal entsprachen diese Rabatte dem Volumen eines monatlichen Abonnements.

4 Arbeit mit Mitarbeitern

In den ersten Monaten, als ich Anrufe entgegennahm, war die Arbeit des übrigen Personals (drei Mitarbeiter) träge, d. H. Sie erledigten Aufgaben in den ihnen zugewiesenen Bereichen. Die Effektivität ihrer Arbeit konnte mit der Effektivität der Schüler am ersten Arbeitsplatz verglichen werden. Nachdem die akuten technischen Aspekte geklärt waren, blieb etwas Zeit, um mit den Mitarbeitern zu arbeiten: Koordination ihrer Aktionen und Verbesserung der beruflichen Qualitäten.

4.1 Delegation

Die Aufgabe der Delegation wurde. Ehrlich gesagt, ich hatte Angst, mir war bewusst, wozu die Zulassung von Mitarbeitern dieser Ebene zu Systemen führen kann, die die geschäftlichen Probleme der Kunden, insbesondere der Server, lösen. Die Situation diktierte ihre Bedingungen und ich musste mich nicht entscheiden. Es war notwendig, Wartungsarbeiten und Projekte mit Hilfe des Personals durchzuführen, das war, weil Es gab keine Zeit für Personalverschiebungen und die Situation war kaum zu kontrollieren. Um die Arbeit in wichtigen Bereichen zu kontrollieren, wurden Checklisten und Anweisungen erstellt. Der Zweck der Erstellung solcher Dokumente bestand darin, Fehler zu minimieren, wenn unerfahrene Personen arbeiten.

4.1.1 Checklisten Eine

Checkliste ist ein Dokument, das eine Liste von Checkpunkten für die Ausführung von Arbeiten enthält. Die Aufgabe des Mitarbeiters, die Schritte durchzugehen und die Umsetzung jedes Schritts zu markieren.

4.1.2 Anweisungen

Eine Anweisung ist ein Dokument mit einem Algorithmus zum Erreichen bestimmter technischer Aufgaben. In diesem Dokument wurden die Aktionen zwischen den Kontrollpunkten beschrieben. Manchmal verwendeten sie beide Dokumente gleichzeitig, und manchmal hingen sie getrennt von der Komplexität und Kritikalität der durchgeführten Arbeit ab.

4.2 Kontrolle

Die Steuerungsaufgabe unter diesen Bedingungen ist ziemlich mühsam. Fehler können jederzeit im wahrsten Sinne des Wortes gemacht werden, selbst wenn ein Mitarbeiter nach einem Algorithmus arbeitet. Menschen mit unzureichender Berufserfahrung achten am häufigsten auf diejenigen Aspekte, die nicht wichtig sind, aber wichtige übersehen. Es stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter, ohne es zu merken, etwas falsch macht, und es fällt ihm nicht ein, dem Manager zum richtigen Zeitpunkt eine Frage zu stellen. Um solche Fälle zu minimieren, bat ich die Mitarbeiter, das Problem laut zu lösen, um die Logik ihres Denkens in bestimmten Bereichen zu verstehen. Wenn die Arbeit von Mitarbeitern im Büro ausgeführt wurde, ist es ganz einfach, mit ihnen über Lösungsansätze zu sprechen. Wenn ein Mitarbeiter auf der Straße arbeitet und er Probleme hatte, war es schwieriger, weil Er konnte das Thema nicht richtig verstehen und keine klare Frage stellen. Kohärent beginnt der Mitarbeiter dann zu kommunizieren wenn er ungefähr die Hälfte von dem versteht, was er tut. Erhebliche Schwierigkeiten ergaben sich auch bei der Formulierung von undokumentierten Aufgaben. Oft hören oder erinnern sie sich nicht, wenn sie eine Aufgabe in Worten ausführen. Wenn alles sehr schnell erledigt werden muss oder um die Eingabebedingungen im Handumdrehen zu ändern, gibt es kein Entrinnen vor den „Worten“. Um das Problem zu lindern, bat ich sie, sich Notizen auf Papier zu machen. Fälle von absichtlichem Missverständnis und Vergessen waren der Grund für Entscheidungen. Der einzige Mitarbeiter, mit dem wir uns verabschieden mussten, war mit genau dieser Art von Arbeit beschäftigt. Um das Problem zu lindern, bat ich sie, sich Notizen auf Papier zu machen. Fälle von absichtlichem Missverständnis und Vergessen waren der Grund für Entscheidungen. Der einzige Mitarbeiter, mit dem wir uns verabschieden mussten, war mit genau dieser Art von Arbeit beschäftigt. Um das Problem zu lindern, bat ich sie, sich Notizen auf Papier zu machen. Fälle von absichtlichem Missverständnis und Vergessen waren der Grund für Entscheidungen. Der einzige Mitarbeiter, mit dem wir uns verabschieden mussten, war mit genau dieser Art von Arbeit beschäftigt.

4.3 Schulung

Die Aufgabe bestand darin, die Kenntnisse der Mitarbeiter in den erforderlichen Technologiebereichen zu verbessern. Die Aufgabe ist verständlich, aber angesichts des Zeitmangels gab es etwas zu überlegen. Wir hatten eine Idee, wie man mit minimalem Zeitaufwand trainiert - interne Seminare.

4.3.1 Interne Seminare

Bei den Präsentationen wurden die für die Abteilung wichtigsten Technologien thematisiert. Die Mitarbeiter selbst erstellten Berichte und teilten den Rest mit. So erweitern sich die Horizonte der Mitarbeiter und die Horizonte wiederum ermöglichen es, sich selbst mit den kleineren Details zu befassen.

4.4 Disziplinarmaßnahmen

Um Verwirrung und Aufregung zu vermeiden, wurden in der Abteilung Disziplinarmaßnahmen eingeführt: Erläuterungen und Strafen.

4.4.1 Erläuterungen

Als leichte Disziplin wurde eine Begründung gewählt. Dieses Tool wurde in wiederholten Fällen von leichter Fahrlässigkeit verwendet. Drei Noten waren eine Geldstrafe.

4.4.2 Strafen

In extremen Fällen wurden Sanktionen verhängt. Ein Extremfall ist die Verursachung eines finanziellen Schadens an einem Unternehmen oder böswillige Verstöße gegen die Disziplin. Ein Beispiel für einen böswilligen Verstoß gegen die Disziplin war das Verlassen des Arbeitsplatzes ohne Vorwarnung in Abwesenheit eines Leiters. Ein Beispiel für Handlungen, die zu Verlusten führen, ist die mangelhafte Erfüllung von Aufgaben, die wiederholte Arbeit erfordern. Strafen wurden nicht begrüßt und wurden minimiert. Um die Geldbußen für die Mitarbeiter nicht akzeptabel zu machen und die Zahlung einer Geldstrafe für sie nicht einfacher zu gestalten als die Erledigung von Arbeiten, wurde ein fester Bußgeldbetrag von 250 UAH eingeführt. Die erste Geldbuße war ein fester Betrag, die zweite wurde mit zwei multipliziert, und auf die dritte Geldbuße folgte die Entlassung.

4.5 Werbeaktionen

Es sollte angenehme Momente im Leben der Mitarbeiter geben, die sie motivieren sollten, sich zu entwickeln. Diese Momente waren Prämien, Lohnerhöhungen und Urlaub nach dem Zeitplan.

4.5.1 PO erhöhen

Unser Top-Management ist nicht gierig, für sie wird die Hauptaufgabe reibungslos und pünktlich erledigt. Daher vertraute jeder stabile, wachsende Mitarbeiter auf fin. Wachstum. Das Wachstum wurde in Prämien oder Lohnerhöhungen ausgedrückt. Boni und Beförderungen erfolgten auf Empfehlung des unmittelbaren Vorgesetzten des Arbeitnehmers. Das Jahreseinkommen der einzelnen Mitarbeiter stieg um 70%. Manchmal ist es möglich, die Löhne nicht auf Kosten des zusätzlichen Einkommens zu erhöhen, das die Arbeit des Arbeitnehmers mit sich brachte, sondern für andere, kleinere Verdienste. Die Praxis hat gezeigt, dass sich ein Mitarbeiter aufgrund eines solchen Wachstums als unverzichtbar erweisen kann und glaubt, dass er sich schnell verbessert. Es macht also keinen Sinn, an diesem Arbeitsplatz zu verweilen.

4.5.1 Feiertage

In den letzten Jahren vor meiner Ankunft wuchs das Unternehmen aktiv, die Mitarbeiter waren jahrelang nicht im Urlaub. Angesichts der großen Belastung für uns alle war ich mit dieser Politik nicht einverstanden. In der damaligen Dynamik war es keine leichte Aufgabe, Urlaub für alle zu machen Jeder Mitarbeiter wurde gebraucht, und die Austauschbarkeit ließ zu wünschen übrig. Um dieses Problem zu lösen, wurden Mittel und Wege gefunden, um allen Mitarbeitern im Sommer für einen Zeitraum von 2 Wochen Urlaub zu bieten.

5 Arbeiten Sie an sozialen Aspekten

Ich wollte unter anderem die Arbeitsbedingungen verbessern. Die Plattform für Verbesserungen war das Büro. Bis zu diesem Moment war es mit Produktionsabfällen übersät: Kisten mit Servern, unterbrechungsfreien Stromversorgungen, Finanzregistern und anderen Geräten. Es gab so viele Materialien, dass es unmöglich war, sich im Raum zu bewegen, ohne zweimal darüber zu gehen. Daher wurden Mittel und Methoden gefunden, um die Räumlichkeiten von der Ausrüstung zu befreien und die Ordnung wiederherzustellen.

5.1 Arbeitsbereich

Von dem Moment an, als der Schrank freigegeben wurde, wurde Unordnung auf den Tischen sichtbar. Wir fingen an, mit ihm zu kämpfen und erreichten Erfolg. Jetzt leuchteten nicht nur die Böden, sondern auch die Tische. Es ist angenehmer, in einem gemütlichen Büro als in einem Lagerhaus zu arbeiten. Zusätzlich zur Bestellung wurden die Computer, die dies benötigten, modernisiert.

5.2 Überstunden reduzieren

Bei der Lösung globaler Probleme des Unternehmens wurde zu einer Zeit gearbeitet, als es die Situation erforderte. Nachts arbeiteten wir nicht, aber morgens und abends passierte es oft. Um das Arbeitsvolumen zu verringern, wurde an Wochentagen und Wochenenden ein Zoll eingeführt. Im Durchschnitt war jeder Mitarbeiter einmal in der Woche an Wochentagen und einmal im Monat am Wochenende im Dienst. Die Aufgabe lautete wie folgt: Anrufe entgegennehmen und mit dem Internet an einem Computer zu Hause oder an einem anderen Ort bleiben. So wurde die persönliche Zeit der verbleibenden Mitarbeiter frei.

6 Stoppen Sie das Einfädeln

Infolge der harten Politik, die zur Überwindung der Krise und möglicherweise als Folge einer zu schnellen Flosse notwendig ist. Mitarbeiterwachstum gab es ein Threading. Viele Unternehmen leben erfolgreich damit, aber für uns ist dieser Aspekt negativ, deshalb unternehmen wir aktive Schritte, um damit umzugehen: Wir erhöhen den Arbeitskomfort, überwachen sorgfältig die Belastung jedes Mitarbeiters und passen sie an.

Originalartikel

Ein bisschen Input. Das Unternehmen, in dem ich als Leiter der Abteilung Informationstechnologie angefangen habe, befasst sich mit der Entwicklung und Implementierung von Buchhaltungssystemen. Zu dieser Zeit gab es drei große Informatisierungsprojekte und ein Dutzend IT-Outsourcing-Unternehmen, die Abonnenten waren, einschließlich der Unterstützung von Buchhaltungssystemen. Die Anzahl der zu wartenden Geräte beträgt ca. 250 Computer und Server.

Ein bisschen über das Personal. Die Abteilung bestand aus vier Personen. Zwei von ihnen arbeiteten den ersten Monat in der Firma - sie waren zwei Studenten ohne Spezialausbildung. Fähigkeiten, die zum ersten Job kamen. Eine andere Person, wie mir gesagt wurde, "sein Niveau ist höher als das der anderen", wie sich später herausstellte, war dieser Standpunkt subjektiv. Nun, die vierte Person ist ein Mitarbeiter, der mit dem Kunden zusammen ist, d. H. für das projekt zu werben war nicht möglich.

Schon beim ersten Blick auf den Raum, in dem sich 3 Personen und der Abteilungsleiter befanden, hatte ich einen besonderen Eindruck. Es war ein kleines Zimmer. Um es diagonal vom Eingang zum Arbeitsplatz des Abteilungsleiters in der linken Ecke des Raums zu überqueren, musste die Box 2-3 Mal von HP Servern, einem unterbrechungsfreien System oder einer Systemeinheit überquert werden.

Der frühere Manager fand keinen anderen Ort, um die Projektmaterialien unterzubringen, und entschied, dass alles in das Büro passen und dort aufbewahrt werden würde.

Wenn ich über die Krise spreche, meine ich die Situation, in der sich viele aktiv wachsende Unternehmen befinden, nämlich, dass das Marketing funktioniert hat, Verträge eingegangen sind, aber nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen oder die ständig wachsenden Anforderungen nicht erfüllt werden. Ein solcher Moment ist meiner Meinung nach ein Wendepunkt in der Entwicklung von Unternehmen und erfordert maximale Rendite von Management und Mitarbeitern.

Ich hatte die Rolle des Anti-Krisen-Middle-Managers. Die Abteilung, die ich bekam, sollte die Grundlage für die Implementierung von Buchhaltungssystemen bilden. In diesem Moment war es notwendig, die Situation zu retten. Die Übertragung von Fällen im wahrsten Sinne des Wortes vom scheidenden Leiter auf mich wurde nicht erörtert. Die Aufgabe wurde mir gestellt: "Alle Projekte und alle Abonnenten behalten".

Der Geschäftsführer wurde mir im wahrsten Sinne des Wortes vorgesetzt, er unternahm alle Anstrengungen, um mich in alle Richtungen mit dem „Thema“ bekannt zu machen. Und natürlich kontrollierte er die Dynamik und Trends, die mit mir einhergingen.

Ich werde Ihnen nicht sagen, wie hoch die physischen Kosten waren, um die Situation auszugleichen. Ich kann nur sagen, dass sie erheblich waren.

Nun zu den Schritten:
"Die erste Welle"

1 . Zuallererst haben wir diese zusammen mit der Führungskraft analysiert. Teil laufender Projekte. Sie nahmen bedeutende Korrekturen und Verbesserungen vor, und parallel dazu wurden mehrere Monate lang Verbesserungen in dieser Richtung vorgenommen.

2 . Beziehungen wurden mit einer Menge von unzufriedenen Abonnentenunternehmen aufgebaut. Mit anderen Worten, ich saß in der „ersten Zeile“ und begann, alle eingehenden Anwendungen zu bedienen. Dann arbeitete die erste Zeile in meinem Gesicht von 6 bis 22 Uhr an 5 bis 7 Tagen in der Woche. Es dauerte 2,5 Monate, um die „erste Welle“ zu löschen.
"Arbeit mit dem Personal"

3 . Nachdem die „erste Welle“ erloschen war, begann die aktive Arbeit mit den Mitarbeitern, und wir begannen, rigide zu delegieren. Die Starrheit war die Null-Qualifikation der Mitarbeiter. In diesem Moment spielte es keine Rolle, zu welchem ​​Preis Probleme gelöst werden mussten, natürlich hatte ich die volle Autorität, aber es blieb keine Zeit, nach neuen Mitarbeitern zu suchen oder bestehende zu schulen. Daher wurden folgende Schritte unternommen: Schreiben von Anweisungen und Entwickeln von Kontrollpunkten. So wurden die Mitarbeiter in Bedingungen gebracht, in denen es ihnen schwerfiel, bei der Arbeit einen Fehler zu machen, aber natürlich lagen sie falsch, aber die Arbeit ging verloren. Für die Nichtbeachtung der Anweisungen wurden Strafen verhängt.

4. Die Anweisungen lösten nicht alle Probleme, sie erleichterten das Leben, aber das Personal blieb ungelernt. Interne Workshops wurden eingeführt. Die Seminarthemen waren die Technologien, mit denen die Abteilung am häufigsten konfrontiert war. Die Themen wurden zwischen den Mitarbeitern aufgeteilt, sie erstellten Berichte und erzählten den Rest 2p. in der Woche. Die Durchführung solcher Veranstaltungen wirkte sich positiv auf die Qualifikation der Studierenden und Referenten aus und gab einen klaren Überblick über die persönlichen Qualitäten der einzelnen Mitarbeiter. Für Qualitätsberichte wurden Preise vergeben.

5 . Es wurden Möglichkeiten und Maßnahmen gefunden, um das Büro vom Produktions- "Müll" zu befreien. Jetzt hatte der Raum vollwertige Arbeitsplätze für alle, die dort arbeiteten, und einen glänzend sauberen Boden.

6. Nach 3,5 Monaten. ab dem ende der "ersten welle" kam es zu einer vollständigen stabilisierung. Es dauerte ungefähr drei Monate.

7 . Nach 3 monaten Ab dem Ende der vollständigen Stabilisierung begannen die personellen Veränderungen. Der erste Mitarbeiter wurde ausgewählt und entlassen. Der Grund für die Entlassung war berufliche Fahrlässigkeit.

8 . Der Zeitplan der Ferienfirma wurde gebildet, alle Mitarbeiter der Abteilung gingen zum ersten Mal in den letzten Jahren in den Urlaub, alle im Sommer, wenn sie wollten.

9 . In diesen 9 Monaten sind die Nachwuchskräfte von Z \ P gewachsen. um 70%.

Die vom Management gestellten Aufgaben wurden erfüllt und die Ziele erreicht. Projekte gingen nicht verloren, kein Abonnent ist wegen der Qualität unserer Arbeit nicht abgereist.

Infolge harter Arbeitspolitik und zu schneller Flosse. Personalwachstum entstand "Threading" des Personals. Am Ende des ersten Jahres meiner Arbeit hatte sich das Personal vollständig verändert, aber diese Situation war nicht länger akut und bedrohte nicht die Existenz des Unternehmens.

Da "Einfädeln" ein negativer Faktor ist, wurden Schritte unternommen, um dies zu stoppen. Ich möchte auch darauf hinweisen, dass sich die Arbeit in einem engen Rahmen positiv auf die fachlichen und persönlichen Qualitäten des Personals ausgewirkt hat. Drei der vier verstorbenen Mitarbeiter haben sich in großen Unternehmen niedergelassen. Einer kehrte zu uns als Angestellter beim Kunden in die Nachbarstadt zurück, in der er lebt.

Das zweite Jahr meiner Tätigkeit ist geeignet, die Abteilung besteht aus 6 Personen, einschließlich mir. Das Unternehmen ist in ein neues, geräumiges Büro umgezogen. Wir haben 2 Leute in der ersten Reihe, 2 in der zweiten und 2 Profis. Wir entwickeln uns weiter nach den geplanten Vorgaben.

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