Was die Zukunft für uns bereithält: ECM-Entwicklungstrends in 2012

Ursprünglicher Autor: Joe Shepley
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BildVom Übersetzer . Der Beginn des neuen Jahres ist eine hervorragende Gelegenheit, um die Zukunftsaussichten zusammenzufassen und zu analysieren. Vor nicht allzu langer Zeit fanden wir auf der Doculabs-Website einen interessanten Artikel von Joe Shapley ( Teil 1 und Teil 2 ). Wir müssen auf diesen Artikel achten: Während wir unser eigenes elektronisches Archivsystem entwickeln und implementieren , versuchen wir, alle aktuellen Trends und Veränderungen in der Welt im Auge zu behalten. Wir bieten unseren Lesern eine leicht reduzierte Übersetzung dieses Artikels an. Der Autor des Artikels reflektiert aktuelle Trends im Auslandsmarkt der ECM-Systeme. Wir laden unsere Leser zur Diskussion ein und schlagen vor, über die Entwicklungstrends von ECM in Russland in den nächsten Jahren nachzudenken.



1. Das wachsende Interesse an Theorie und

Methodik Fragen der ECM- Theorie und -Methodik sind heute Gegenstand lebhafter Diskussionen. Der Übergang zur elektronischen Dokumentenverwaltung ist an sich kein Allheilmittel zur Lösung der aktuellen Probleme des Unternehmens: Um Softwareprodukte der ECM-Klasse korrekt und effizient zu verwenden, müssen Sie wissen, wie und mit welchen Methoden Informationen im Allgemeinen verwaltet werden. Die Implementierung von ECM-Systemen sollte kein Selbstzweck sein. Es soll helfen, die komplexesten Probleme unter Berücksichtigung der Besonderheiten einer bestimmten Organisation zu lösen.
Das Interesse an theoretischen Fragestellungen wächst auch, weil es derzeit eine paradoxe Situation im Bereich der Informationskultur gibt: Papierbasierte Ansätze für den Umgang mit Informationen werden schnell obsolet, aber in vielen Bereichen behalten sie ihre Position und es gibt immer noch neue Ansätze und Methoden nicht gebildet. Der weit verbreitete Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement und zur elektronischen Speicherung von Dokumenten erfordert daher zwangsläufig ein Umdenken in Bezug auf viele organisatorische und methodische Aspekte.

2. Erweiterung des Anwendungsbereichs von ECM-Technologien

ECM-Systeme werden in Organisationen implementiert, die an einer Vielzahl von Aktivitäten beteiligt sind. Früher waren die Hauptnutzer von ECM-Systemen Banken, Finanzorganisationen, Versicherungs- und Pharmaunternehmen (dh Organisationen, deren Aktivitäten sich auf die Arbeit mit Dokumenten konzentrieren), heute werden sie jedoch in Ingenieur-, Bergbau- und Chemieunternehmen usw. implementiert. n., das heißt, die Arbeit mit Dokumenten ist kein Schlüsselelement der Aktivität: Alle diese Organisationen produzieren und verkaufen etwas, während die Arbeit mit Informationen sekundärer (verwandter) Natur ist. Darüber hinaus wurde in den genannten Organisationen die entsprechende Automatisierung der entsprechenden Prozesse lange Zeit nicht mit ECM-Lösungen, sondern mit anderen Technologien durchgeführt.

Es folgt nicht aus dem Gesagten, dass sich in diesen Organisationen ein radikaler Wandel in den Geschäftsmodellen vollzogen hat. Vielmehr geschah etwas anderes: Die Einstellung zum Umgang mit Informationen hat sich geändert, und infolgedessen ergab sich die Notwendigkeit, ECM einzuführen. Dies wurde insbesondere durch folgende Faktoren erleichtert:
  • Erhöhung der Anzahl der elektronisch gespeicherten Informationen
  • Ausbau der Interaktion mit dem Publikum über soziale Medien
  • Intensive Weiterentwicklung der ECM-Systeme selbst, Erweiterung ihrer Funktionalität


3. Verstärkte Aufmerksamkeit für Zusammenarbeit und soziale Medien

Ein auffälliger Trend in den letzten Jahren ist die Einbeziehung sozialer Elemente in ECM-Systeme. Derzeit werden ECM-Systeme nicht nur als Mittel zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zum Speichern von Dokumenten betrachtet, sondern auch als Mittel, um Raum für die Zusammenarbeit zu schaffen. Zu den Tools für die Zusammenarbeit gehören beispielsweise Tools zum gleichzeitigen Bearbeiten eines Dokuments durch mehrere Remotebenutzer, Tools zum Erstellen und Verwalten eines Unternehmensportals, zum Arbeiten mit Unternehmensblogs und Wikis, zur Integration in soziale Netzwerke usw.
Kommentar des Übersetzers.Diese Tendenz der ECM-Entwicklung erscheint uns etwas umstritten. Erstens trägt die Einführung von „sozialen“ Funktionen häufig nicht zur Lösung der tatsächlichen Probleme bei, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, sondern ist eine Hommage an die Mode, was häufig zu der gleichen übermäßigen Komplexität von ECM-Systemen führt. Zweitens können im Prinzip alle sozialen Funktionen mit anderen Softwaretools implementiert werden. Drittens, wie Lubor Ptaszek , Marketingdirektor von Open Text , in seinem Artikel feststellte , kann Collaboration- und Sociality-orientierte Software kaum als ECM-System im engeren Sinne eingestuft werden. Es besteht die große Gefahr einer terminologischen Verwechslung, die alle Teilnehmer am ECM-Markt irreführt.

4. Erstellen eines realistischen Ansatzes zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Einer der Gründe, warum die Einführung von Datensatzverwaltungssystemen (engl. Records Management, RM) in großen Organisationen häufig fehlschlug, liegt in einem inkompetenten System von Richtlinien und Verfahren zum Speichern von Datensätzen. In vielen Organisationen ist das Regelwerk für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen so komplex, dass es schwierig ist, technische Mittel einzuhalten und anzuwenden. Darüber hinaus sind die Ansätze zur Verwaltung von Aufzeichnungen, die für Informationen auf Papier erstellt wurden, für die Arbeit mit in elektronischer Form gespeicherten Informationen völlig ungeeignet.

Dadurch werden elektronische Aufzeichnungen ein für alle Mal in mehreren unterschiedlichen Systemen auf mehreren unterschiedlichen Medien gespeichert - und dies trotz aller Bemühungen, die Ordnung wiederherzustellen.

Gegenwärtig wenden viele Organisationen praktischere Ansätze zur Verwaltung von Aufzeichnungen an, bei denen vorhandene Regeln und Vorschriften nicht umgangen werden, sondern versucht wird, Regeln und Vorschriften unter Verwendung vorhandener Technologien durchzusetzen. Einer der vielversprechendsten Ansätze ist eine erweiterte Klassifizierung nach der Aufbewahrungsdauer von Dokumenten (englische Big-Bucket-Klassifizierung , wörtlich "Klassifizierung nach dem Prinzip der" großen Eimer "), nach der Informationen in 3 große Kategorien, nicht in 300, und auch in Ablehnung unterteilt werden von einem Ansatz zum Speichern der ereignisbasierten Speicherung.

Es ist schwierig vorherzusagen, welche weiteren Entwicklungen die oben genannten Trends erhalten werden. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass die Anzahl der Organisationen, die neue Ansätze für das Datensatzmanagement verwenden, erst 2012 und in den Folgejahren zunehmen wird.

5. Enterprise 2.0?

Probleme Enterprise 2.0 war kürzlich Gegenstand lebhafter Diskussionen sowohl in der ausländischen als auch in der russischen ECM-Community. Alle diese Diskussionen haben jedoch bisher eher rein spekulativen als praktischen Charakter, und die Gründe dafür sind wie folgt:
  • Enterprise 2.0-Technologien können noch kaum als ausgereift bezeichnet werden
  • Es gibt keine Gewissheit, dass Enterprise 2.0-Technologien wirklich zur Lösung der dringenden Probleme von Unternehmen beitragen
  • Es gibt praktisch keine Beispiele für eine erfolgreiche Implementierung von Enterprise 2.0-Technologien. Ausnahme sind Einzelversuche in den Bereichen Branding und Marketing


Man muss jedoch zugeben, dass sich in letzter Zeit echte Chancen ergeben, Enterprise 2.0-Technologien zur Optimierung von Enterprise 1.0-Geschäftsprozessen einzusetzen (z. B. in den Bereichen Interaktion mit Kunden und Partnern, Produktmanagement und Personalauswahl). Es sieht so aus, als würde sich dieser Trend in den kommenden Jahren weiterentwickeln.

6. Der Eintritt neuer Spieler auf dem Markt: von den großen Spieler Konkurrenten erscheinen

Einmal auf dem ECM-System - Markt für große Unternehmen wurden eine große Anzahl von Spielern, bieten Systeme für jeden Geschmack.
Seit 2009 wurde dieser Markt vollständig auf die Hauptakteure verteilt: IBM, EMC, OpenText, Oracle (im englischen Sprachraum werden diese Unternehmen als Big Four, The Big Four bezeichnet).
Derzeit treten kleine und mittlere Unternehmen (z. B. Hyland) in den Markt ein und versuchen, mit den Big Four zu konkurrieren. Sie bieten Produkte für große Unternehmen und nicht nur für kleine Unternehmen an.

Im Jahr 2012 wird die Zahl der kleinen Unternehmen, die gegen die Big Four antreten, erheblich zunehmen.

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