6 häufige Probleme bei der Implementierung einer Projektmanagementlösung

    Es gibt zwei Hauptgründe, warum sich Unternehmen normalerweise für die Implementierung eines Projektmanagementdienstes entscheiden. Die erste ist, dass eine richtig ausgewählte Dienstleistung sowohl eine Reihe aktueller als auch zukünftiger Probleme im Zusammenhang mit dem Wachstum des Unternehmens lösen kann. Der zweite Grund ist eine Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen im Allgemeinen. Diese Gründe schließen sich natürlich nicht aus - Unternehmen implementieren häufig eine Lösung, um alle Ziele auf einmal zu erreichen.


    Wenn sich eine Organisation für die Implementierung entscheidet, werden immer ähnliche Muster beobachtet, zum Beispiel die ausgeprägte Begeisterung für Führung in den frühen Phasen. Das Management erwartet schnelle Ergebnisse und verbesserte Indikatoren. Natürlich ist nicht alles so einfach, und aufgrund einer Reihe von Problemen läuft nicht alles nach Plan. In diesem Artikel werde ich 6 häufige Probleme analysieren, aufgrund derer eine Projektmanagementlösung keine Ergebnisse bringt. Und natürlich werde ich für jeden von ihnen Lösungen anbieten.


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    Ich schlage vor, zunächst die wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Projektmanagementlösungen für das Unternehmen aufzulisten:


    • Solche Systeme sorgen für Transparenz der Geschäftsprozesse. Wenn jede Aufgabe einen Ausführenden und eine Frist hat, versteht jeder Mitarbeiter, wer dafür verantwortlich ist, was und wie er Aufgaben jeden Tag priorisieren muss
    • Die Lösung dient als zentraler Knotenpunkt für die gesamte Kommunikation im Projekt. Sie müssen keine fragmentierten Daten mehr in verschiedenen Tools wie E-Mail, Was ist App, Slack, Skype usw. sammeln. Alle Nachrichten sind zentralisiert, und das Gesamtbild ist leicht zu erkennen.
    • Zeitersparnis. Wenn alle Projektdaten immer verfügbar sind, kann die Anzahl der Besprechungen reduziert werden. Wenn die Lösung über die Funktionalität von Projektvorlagen verfügt, können neue mit nur wenigen Klicks gestartet werden.
    • Die Lösung vereinfacht die strategische und taktische Planung. Viele Projektmanagementsysteme enthalten Tools zum Steuern und Freigeben der Roadmap, mit denen Benutzer bei Bedarf Änderungen vornehmen können. Auf diese Weise können Sie sehen, wie alle Teile des Projekts ein einziges Ganzes bilden, und verschiedene Faktoren bewerten - von den Aktionen aller am Projekt beteiligten Personen bis zur Arbeitsbelastung des gesamten Teams.

    Das Management erwartet in der Regel, dass das Unternehmen einige (oder sogar alle) der oben genannten Vorteile erhält und die Lösung schnell Ergebnisse erzielt. Es gibt jedoch eine Reihe von Faktoren, die zu einem Fiasko führen können. Im Allgemeinen sprechen wir immer über zwei Dinge: das Fehlen eines Arbeitsplans für das Management von Veränderungen und die Unfähigkeit, von Anfang an neue Prozesse aufzubauen und umzusetzen. Alle unten aufgeführten Probleme beziehen sich irgendwie entweder auf die erste oder die zweite Kategorie.


    6 Probleme


    Problem Nr. 1: Fehlendes oder falsches Onboarding


    Bei der Implementierung einer Lösung muss das Management viele Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören die Übertragung der aktuell vorhandenen Geschäftsprozesse auf das System, die Schulung und die Verteilung der Rollen (Benutzer, Administrator) auf die Teammitglieder. All diese Aktivitäten werden gemeinsam als „Onboarding“ bezeichnet.


    Viele Manager unterschätzen die Bedeutung von Onboarding oder ziehen es sogar vor, es zu überspringen. Sie denken, dass die Entscheidung selbst Wurzeln schlagen und anfangen wird, Nutzen zu bringen. Ich habe schlechte Nachrichten für Sie: Dies wird nicht passieren. Damit sich eine Lösung auszahlt, muss das Management in der Implementierungsphase eine erhebliche Menge Zeit investieren. Unvollständiges oder schlecht durchgeführtes Onboarding ist ein ernstes Problem. Es stellt sich häufig heraus, dass die Mitarbeiter nicht bereit sind, Zeit zu investieren und sich um Aktivitäten im Zusammenhang mit Onboarding zu bemühen: Sie sehen keine Schulungsvideos an, nehmen nicht an Sitzungen zur Übertragung von Geschäftsprozessen auf ein neues System teil (wo natürlich ihr Fachwissen erforderlich ist) oder verstehen es einfach nicht mit Grundfunktionalität.


    Lösung:


    • Die Entscheidung, dass das Team genügend Zeit für das Onboarding aufwenden muss, muss in der Phase der Auswahl des Projektmanagement-Tools getroffen werden. Nicht später Die Geschäftsführung sollte an allen Aktivitäten im Zusammenhang mit Onboarding teilnehmen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter in diese involviert sind.
    • Ein großes Plus ist, wenn der Lösungsanbieter über einen Implementierungsservice verfügt (der heute leider nicht von allen genutzt wird). Professionelle Implementierungsberater sparen dem Team viel Zeit, da sie genau wissen, was in jeder Phase des Onboardings zu tun ist.

    Problem Nr. 2: Mangelnde Managementunterstützung


    Die Entscheidung für die Implementierung eines Projektmanagement-Tools ist nicht einfach. In der Regel haben Unternehmen immer mehrere proaktive, technisch versierte Mitarbeiter, die sie einfach mit einem neuen Tool experimentieren lassen. Und das ist wundervoll. Es gibt jedoch ein Problem: Die Einführung eines Werkzeugs führt immer zu einer vollständigen Neugestaltung des Spielfelds. Dies ist keine einfache Checkliste mit Produktivitätstipps. Und die Begeisterung einiger Mitarbeiter wird nicht ausreichen, um mit dem Tool einen Mehrwert für das Unternehmen zu erzielen. Wenn das Management weder in der Phase der Implementierung der Lösung noch in der Zukunft vollständige Unterstützung leistet, wird es mit dem Problem des teilweisen (oder vollständigen) Mangels an Ergebnissen konfrontiert.


    Lösung:


    • Stellen Sie sicher, dass Manager das Tool selbst verwenden, und geben Sie anderen Mitarbeitern ein Beispiel. Wenn das Management darauf besteht, dass die Teammitglieder eine Lösung verwenden, die sie selbst gar nicht verwenden, wird dies immer demotiviert.
    • Treffen Sie sich mit dem Management und besprechen Sie, welche Ressourcen für eine erfolgreiche Implementierung der Lösung erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Abteilungs- / Teamleiter haben und sie bereit sind, Zeit mit dem Studieren und Implementieren der Lösung zu verbringen.
    • Bitten Sie die Manager, regelmäßig (z. B. wöchentlich) Besprechungen mit ihren Teams abzuhalten, um zu besprechen, wer die Lösung wie verwendet. Bei diesen Treffen können auftretende Probleme besprochen und um Hilfe gebeten werden.

    Problem Nr. 3: Das Team ist im Produkt nicht gut geschult


    Es ist erstaunlich, wie viele Unternehmen die Bedeutung der Schulung in einem Produkt in der Implementierungsphase unterschätzen. Jedes Unternehmen hat zwei Kategorien von Mitarbeitern: diejenigen, die neue Technologien wie einen Schwamm aufnehmen, und diejenigen, für die jede technisch schwierige Lösung ein großes Problem darstellt. Manchmal können Mitarbeiter die Grundlagen der Verwendung eines Projektmanagementsystems beherrschen, haben jedoch Probleme mit bestimmten Funktionen, die, wie es der Zufall wünscht, direkt mit ihrer Arbeit zusammenhängen. Die Tatsache, dass es sich bei einem bestimmten Mitarbeiter um eine 30-minütige Frage handelt, um ein neues Produkt zu verstehen, bedeutet nicht, dass dies der Standard für alle anderen sein kann. Denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter unterschiedlich sind.


    Lösung:


    • Erkundigen Sie sich beim Hersteller der Lösung, wie lange die Schulung dauern wird, und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter, der die Lösung verwendet, diese Zeit einteilen kann.
    • Passen Sie das Training an die Bedürfnisse des Teams an. Finden Sie heraus, welchen Nutzen verschiedene Teams aus der Verwendung einer Lösung ziehen können. Die Betonung einer bestimmten Funktionalität während der Trainingseinheiten für verschiedene Teams kann sehr unterschiedlich sein.
    • Wenn möglich, machen Sie ein paar Trainingseinheiten. In kleineren Gruppen ist der Lernprozess in der Regel effektiver, da jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen

    Problem 4: Die Mitarbeiter sehen die Lösung als Zeitverschwendung an


    Wenn das Management beschließt, ein Produkt für das Projektmanagement zu implementieren, hat es normalerweise klar formulierte Erwartungen an den Wert, den das Produkt bringen sollte. Diese Aussage funktioniert jedoch nicht immer für andere Mitarbeiter. Möglicherweise glauben sie, dass das neue Tool ein weiteres IT-Wunder ist, zu dessen Einsatz sie das Management für mehrere Monate zwingen wird, und dann wird alles kaputt gehen. Und das kann ein ernstes Problem sein.


    Wenn Sie ein Änderungsverwaltungsbuch öffnen, finden Sie in der einen oder anderen Form den folgenden Satz: „Damit Änderungen eintreten, müssen sich die Menschen ändern wollen.“ Und Mitarbeiter werden sich nicht ändern wollen, wenn sie in den Änderungen keinen direkten Nutzen für sich sehen. Sogar der Ansatz, Entscheidungen von oben nach unten zu senken, kann manchmal nicht funktionieren. Natürlich steigt der Prozentsatz der Mitarbeiter, die die Lösung täglich nutzen, wenn das Management dies regelmäßig überwacht. Gleichzeitig bedeutet dies jedoch, dass das Management Zeit verschwendet, um die Verwendung der Lösung ineffizient zu erzwingen. Dies widerspricht im Wesentlichen dem Konzept, die Effizienz der Prozesse aus der Lösung heraus zu steigern (und insbesondere, dass die Lösung zeitsparend gestaltet ist).


    Lösung:


    • Treffen Sie sich mit einem Führungsteam und überlegen Sie, wie eine Lösung Mitgliedern verschiedener Teams zugute kommen kann. Sammeln Sie regelmäßig Informationen über die aktuellen Probleme von Teams. Erstellen Sie Listen mit Problemen, die mit dem Tool gelöst werden können, und besprechen Sie sie mit den Teams.
    • Oder konzentrieren Sie sich sofort auf die spezifischen Prozesse der Teams und darauf, was sie durch den Einsatz des Tools erreichen. Zum Beispiel kann den Vertriebsmitarbeitern gesagt werden, dass, wenn sie ständig Informationen über ihre Kunden und Transaktionen im System aktualisieren, alles für das Management transparent ist und sie im Gegenzug nicht an den meisten Besprechungen teilnehmen können und mehr Zeit haben, Kunden anzurufen

    Problem Nr. 5: Das Team hat bereits negative Erfahrungen mit der Verwendung einer anderen Lösung in der Vergangenheit


    Das Team hat also bereits ein ähnliches Produkt ausprobiert, und der Versuch war erfolglos. Dafür kann es viele Gründe geben. Das Wichtigste dabei ist jedoch, dass die Mitarbeiter die neue Lösung von Anfang an ablehnen. Für die letzte Entscheidung wurde wahrscheinlich viel Zeit aufgewendet, aber es gab keine Ergebnisse.


    Das Unternehmen kann auch beschließen, das Produkt zum falschen Zeitpunkt einzuführen. Wenn Mitarbeiter einen Verkaufsplan haben, nähern sich die Fristen. Das Letzte, woran sie denken möchten, ist „die dringende Übertragung aller Daten zu einer neuen Superlösung“.


    Lösung:


    • Analysieren Sie zunächst die Probleme, auf die das Unternehmen bei der Implementierung der vorherigen Lösung gestoßen ist, und gehen Sie diese Probleme unter Berücksichtigung der gemachten Erfahrungen an
    • Verwenden Sie nach Möglichkeit die Hilfe von Anbietermanagern für Customer Success-Lösungen. Qualifizierte CSMs sind in der Regel Experten für Change Management und können den Migrationsprozess zu einer neuen Lösung maßgeblich unterstützen.
    • Wenn der Lösungsanbieter einen kostenpflichtigen Implementierungsservice anbietet, erwägen Sie, diesen Service zu erwerben. Wenn Ihr Team professionell an Bord ist, sind alle Schritte der ersten Implementierung und „Bereitstellung“ der Lösung im Unternehmen schneller und schmerzfreier.

    Problem Nr. 6: Der Lösung fehlen die erforderlichen Integrationen


    Eine Reihe gängiger Projektmanagementlösungen, die auf dem Markt vorgestellt werden, unterstreichen unter anderem die Möglichkeit, zum zentralen Ort für die gesamte Kommunikation über Projekte zu werden. Aber was ist, wenn es ihnen an nativen Integrationen mangelt (zum Beispiel mit Slack, Adobe usw.)? Es reicht nicht mehr aus, dem Kunden ein gut isoliertes Produkt anzubieten. Die Verfügbarkeit von Integrationen kann ein Schlüsselfaktor sein.


    Auch wenn die Lösung native Integrationen mit allen möglichen Produkten und Diensten aufweist, bleibt es wichtig, dass die Lösung über eine offene API verfügt. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf eine zusätzliche Integration entwickeln.


    Lösung:


    • Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung darauf, welche Integrationen bereits integriert sind. Bereiten Sie eine Liste der Produkte (Dienstleistungen) vor, die das Team bereits regelmäßig verwendet. Vergleichen Sie dann, wie viele Elemente aus diesen Listen sich überschneiden.
    • Wenn die Lösung für das Team ideal ist, einige der erforderlichen Integrationen jedoch fehlen, können Sie sie mithilfe der API selbst oder durch Bezahlen eines Integrationsspezialisten von Drittanbietern erstellen.

    Die Implementierung einer Projektmanagementlösung kann sich erheblich auf die Geschäftsleistung auswirken. Der positive Effekt wird jedoch nur dann eintreten, wenn das Unternehmen bereit ist, in der Implementierungsphase und danach genügend Zeit zu investieren. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen!


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