Wie Asana Teamwork vereinfacht, dokumentiert und mehr Profit bringt

Asana ist für die Faulen aber in der Liebe gemacht. Das Kennenlernen dauert 10 Minuten, sodass die Effizienz Ihres Teams morgen um mindestens 30% steigt. Ja, und es gibt Regenbogen-Einhörner, Yetis und Robben. ▍80% des Erfolgs liegt im Detail, ebenso viel Arbeitszeit wird für die Organisation von Arbeitsabläufen aufgewendet. Die Entscheidung in der Automatisierung - der Auftrag gibt Ihnen mehr Zeit für Kreativität und intellektuelles Arbeiten und wirkt sich positiv auf die Arbeitsergebnisse aus. Es ist egal, wie viele Leute in Ihrem Team sind. Der Umgang mit täglichen Aufgaben ist erheblich einfacher, auch wenn Sie zusammenarbeiten. ▍ Warum Asana?
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Die meisten von Ihnen haben wahrscheinlich schon einmal bei Trello und Basecamp gehört oder sogar gearbeitet. Asana ist weniger bekannt, aber seine Funktionalität ist breiter als die des beliebten Basecamps, während es im Gegensatz zu Trello eine klare Benutzeroberfläche hat.

БAufgabenverwaltung

Die Grundlage des Systems wurde von einem Team der russischen DAN-Agentur entwickelt: DAN-Direktor Igor Charkin entwickelte strenge Verhaltensalgorithmen, und Ilya Kravchenko machte mich mit deren Anwendung in der Praxis vertraut. Wir haben dann mit Basecamp gearbeitet. Als ich zu Asana wechselte, änderte ich die Arbeitsprinzipien basierend auf den Erfahrungen und Standardangeboten des Asana-Teams.

Allgemeine Regeln für die Arbeit mit Asana


  • Die Arbeit in der Anwendung dauert maximal eine Stunde pro Tag
  • Der Status der Aufgaben wird mindestens zu Beginn und am Ende des Arbeitstages überprüft.
  • Jede eingehende Aufgabe oder jedes neue Projekt wird sofort von der Mail an Asana übertragen

»Wie kann man hier arbeiten?

In den folgenden Anweisungen werden Tipps und Erläuterungen zu den Funktionen der Anwendung kursiv hervorgehoben. Lassen Sie diese Details bei der ersten Lesung aus, aber kehren Sie zu ihnen zurück, wenn Sie versuchen möchten, mit Asana zu arbeiten. Am Ende - ein paar Geheimnisse, wie man ein magisches Einhorn oder Robben beschwört, das Thema für seine Stimmung ändert oder ein paar Emoticons in die Texte einfließen lässt.

Dies ist die Hauptseite der Anwendung für den Benutzer. Hier ist der Desktop. Jeder Benutzer erhält zwei Desktops gleichzeitig: einen für die Arbeit im Team, den anderen für persönliche Projekte und Aufgaben.



Erstellen Sie andere Desktops, ändern Sie die Namen der alten und wählen Sie den Benutzer aus, den Sie einladen möchten: 14 Einladungen sind für ein kostenloses Konto verfügbar. Der Desktop kann nicht gelöscht werden. Es verschwindet, wenn alle Benutzer es verlassen haben. Wenn der Ersteller des Desktops es verlässt, aber mindestens ein Benutzer darin verbleibt, funktioniert der Desktop weiterhin. Um dorthin zurückzukehren, fordern Sie eine Einladung von Benutzern an, die noch Zugriff auf diese Tabelle haben.

Das Menü auf der linken Seite . Sie können zusammenbrechen, indem Sie auf das Kreuz neben dem Asana-Logo klicken.

  • Liebling
  • Namen von Objekten, mit denen Sie kürzlich gearbeitet haben
  • Liste der auf den Desktop eingeladenen Benutzer
  • Diskussionslink
  • Link zum Kalender für alle Projekte und Aufgaben des Desktops
  • Die Namen der Marken, an deren Projekten und Aufgaben Ihre Agentur gearbeitet hat, arbeitet oder plant, mit der Arbeit zu beginnen. Dann ist Wiki ein Sammler von Leitfäden, Dokumentationen und Formularen Ihres Unternehmens.

Das Hauptmenü . Das in einem Hut.

  • Ihre Projekte und Aufgaben ( Detailbild )
  • Newsfeed zu allen mit Ihnen verbundenen Aktivitäten: an Sie gerichtete Kommentare, Aufgaben und Projekte, die Sie verfolgen oder an denen Sie arbeiten ( detaillierter Bildschirm )
  • Dashboard: Eine Option für bezahlte Konten - Analyse der Leistung des Teams in Asana
  • Plus-Symbol: Erstellt schnell eine neue Aufgabe, ein neues Projekt oder eine neue Diskussion und fügt einen neuen Benutzer hinzu
  • Suchfeld für alle Projekte, Aufgaben, Materialien, Chats und Ordner
  • Fragezeichensymbol: Hilfe und Tipps
  • Upgrade button: Konto auf kostenpflichtig upgraden
  • Geben Sie die Profileinstellungen ein ( Detailbildschirm ). Hier können Sie andere Desktops erstellen und zu diesen wechseln, deren Einstellungen bearbeiten und neue Benutzer hinzufügen.

Grundbegriffe in unserem Asana-System (in hierarchischer Reihenfolge)


Der Name der Marke oder Firma , mit der Sie zusammenarbeiten (Projekte in Asana). Schreiben Sie das Organisationsformular in Form von LLC und ZAO nach dem Namen des Unternehmens, um die Navigation zu vereinfachen. Das erste in der Markenliste ist das Wiki, das Muster, Formulare, Anleitungen und Dokumente Ihres Unternehmens oder Ihrer Agentur enthält.



Es gibt drei Phasen der Arbeit mit einer Marke, die sich in der Farbe unterscheiden: gelb Pre ​​Sale (Projekte in Diskussion), grün In Bearbeitung (aktive laufende Projekte) und grau Archive (abgeschlossene Projekte). Darüber ist es praktischer, Marken mit einer grünen Markierung zu versehen. Sie können mit der Maus ziehen und ablegen.

Fügen Sie die Marke, mit der Sie am häufigsten arbeiten, zu Ihren Favoriten hinzu, damit Sie sie nicht in der Liste suchen.


Projekt(Wird in Asana als Hauptaufgabe in der Liste erstellt) - Der Name des Arbeitsentwurfs, an dem Sie für eine bestimmte Marke arbeiten. Zum Beispiel eine Werbeagentur in der SMM- oder Anwendungsentwicklung.Vor dem ersten Projekt gibt es Dokumente, die sich auf die Marke und die Markenprojekte beziehen: Verträge, Vereinbarungen, Verträge usw. Dann kommen die Dringlichkeitsprojekte.

Wie man sich in solche Abschnitte oder Listen aufteilt, wird hier gezeigt .



Die Beschreibung des Projekts gibt die für die Arbeit erforderlichen Informationen an.

Jedes Projekt hat:

  • Projektleiter, der für die Steuerung der Projektabläufe verantwortlich ist
  • Abgabetermin für den aktuellen Stand der Arbeiten
  • Aufgabenliste mit Ihren Verantwortlichen und Terminen



Aufgabe - Der Name eines bestimmten Prozesses, der im Rahmen eines Arbeitsprojekts abgeschlossen werden muss. Schreiben Sie beispielsweise Text für Posts in SMM, erstellen Sie ein Anwendungslayout usw. Jede Aufgabe wird dem Benutzer zugewiesen, der gerade damit beschäftigt ist. Jede Aufgabe wird mit dem aktuellen Arbeitstag als Frist versehen. Am Ende des Arbeitstages überträgt die für die Aufgabe verantwortliche Person die Frist auf morgen und gibt im Kommentar zur Aufgabe den Grund und den Status an.



Ein Projekt oder eine Aufgabe kann gleichzeitig mehreren Marken angehören: wie hier . In der Praxis handelt es sich meistens um Formulare und Muster von Dokumenten und Akten. Beispielsweise kann es sich um ein Formular zum Erstellen eines Veröffentlichungskalenders in SMM handeln, das für alle Projekte universell ist.

So erhalten Sie in 4 Schritten einen neuen Kunden, ein neues Projekt und eine neue Aufgabe


1. Angenommen, Sie haben eine Bestätigung über den Beginn der Arbeit mit einem neuen Kunden erhalten. Wir fügen Asana sofort eine neue Marke hinzu und bestimmen, wer damit arbeiten wird - das gesamte Team oder nur Sie.



2. Wir erstellen Abschnitte für Dokumente und Projekte. Dokumente hinzufügen. Schreiben Sie die Namen der Projekte richtig.



3. Wir erstellen eine Projektbeschreibung, setzen den Termin und den zuständigen Projektleiter fest. Wir fügen den Abonnenten des Projekts Personen hinzu, die das Projekt verfolgen oder sich zu einem bestimmten Zeitpunkt daran beteiligen werden.



4.Wir unterteilen die Arbeit am Projekt in Aufgaben, stellen die Namen der Aufgaben korrekt auf (siehe Foto oben), fügen jeder Aufgabe eine eindeutige Beschreibung hinzu und geben dann das Datum und die verantwortliche Person an. Wir fügen Abonnenten Personen hinzu, die die Aufgabe verfolgen oder sich zu einem bestimmten Zeitpunkt daran beteiligen.

Wenn die Aufgabe dringend ist, fügen Sie die Bezeichnung "Dringend" hinzu. Auf anderen Etiketten sind die Namen der Abteilungen angegeben, deren Mitarbeiter an der Aufgabe arbeiten. So ist es für Abteilungsleiter bequem, jederzeit zu sehen, was ihre Mitarbeiter tun.



Erfahren Sie mehr über die einzelnen Elemente und Eigenschaften von Aufgaben und Projekten.


▍Datum des Projekts oder der Aufgabe

Für das Projekt ist dies die Frist (zwischen oder endgültig).

Für eine Aufgabe ist dies das Datum des aktuellen Arbeitstages oder das Datum, an dem die Aufgabe wieder relevant ist. Ab dem aktuellen Tag wird die Aufgabe nur mit Angabe des Status im Kommentar an die nächste übertragen.

Zusätzliche Funktionen für das Datum: Die Möglichkeit, den genauen Zeitpunkt oder Zeitraum anzugeben, nach dem die Aufgabe erneut relevant wird (z. B. wird die Aufgabe, einen E-Mail-Newsletter zu starten, jede Woche am Montag relevant).

▍ Verantwortlich für das Projekt oder die Aufgabe

Dies ist der einzige Benutzer, der ein Projekt leitet oder eine Aufgabe ausführt. Wenn der Benutzer die Aufgabe während des Arbeitstages nicht erledigt, gibt er den Grund im Kommentar dazu an und ändert das Datum (überträgt es auf den nächsten Tag oder auf ein anderes Datum, wenn die Aufgabe an Relevanz verliert). Eine Aufgabe kann nur eine verantwortliche Person haben, aber andere Benutzer abonnieren sie, um Änderungen im Newsfeed oder per E-Mail zu überwachen.

Dies bestimmt den Personenkreis, der für die termingerechte Ausführung der Arbeiten verantwortlich ist. Erstens ist dies der Projektmanager, der die Prozesse des Projekts überwacht, und zweitens sind dies bestimmte Ausführende, denen die Aufgaben des Projekts zugewiesen sind: Designer, Programmierer, Texter usw.

Eine Situation, in der niemand verantwortlich ist: Es ist nur möglich, wenn es um Unternehmensleitfäden, Anweisungen und Musterdokumente geht.


▍Beschreibungen für Projekte und Aufgaben

Für ein Projekt werden in der Beschreibung die Kontakte des Projektmanagers und die Termine angezeigt. Eine kurze Beschreibung ist beigefügt. Für die Aufgabe wird der Beschreibung eine kurze und klare Beschreibung des gewünschten Ergebnisses hinzugefügt, und die Frist sowie die Arbeitsmaterialien sind beigefügt.

Hinweis Aufgabennamen werden

nach der folgenden Regel gebildet: Kurzer und eindeutiger Name des Aufgabenobjekts und Name des Unternehmens oder der Marke.

Richtig: „Texte für SMM / Horn und Hufe LLC“

Falsch: „Entwicklung von Texten für SMM / Horn und Hufe“ oder „Texte für SMM / Horn und Hufe“

Dies ist wichtig für die korrekte Anzeige der Aufgabe in Ihrem Posteingang, in dem Asana Benachrichtigungen über Aufgaben und Projekte sendet.

▍ Angehängte Dateien

Bei der Arbeit mit Asana können Sie verschiedene Dateien an Projekte und Aufgaben anhängen: Laden Sie sie direkt von Ihrem Computer herunter oder fügen Sie sie über Google Drive und Dropbox hinzu, die in Asana integriert sind.

▍Über Benutzer und ihre Berechtigungen (Zugriff auf Aufgaben / Projekte)

Asana hat zwei Zugriffsarten: Vollzugriff und Gastzugriff .

Projektmanagern, Kundenbetreuern und Managern wird uneingeschränkter Zugriff gewährt.

Gast - Benutzerzugriff auf eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt. Ein Benutzer mit Gastzugang sieht keine Diskussionen. Gastzugang erhalten ausübende Künstler (Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder eines Drittunternehmens, Freiberufler) oder der Kunde. Die Person, die die Einladung (Zugang) per E-Mail erhalten hat, muss sich nicht registrieren - sie antwortet auf diesen Brief, in dem die Aufgabe und Kommentare dazu sichtbar sind, und seine Antwort auf den Brief wird in Asana zu einem Kommentar in dieser Aufgabe. Zukünftig wird er per E-Mail über alle Änderungen an der Aufgabe informiert.

Dies ist eine gute Funktion, wenn der Kunde der Aufgabe folgen und Kommentare abgeben muss, sich jedoch nicht bei Asana registrieren möchte.

▍Kommentare

Unter den Projekten und Aufgaben befinden sich Kommentare- Sie zeigen den Status eines Projekts oder einer Aufgabe an. Der Kommentar verwendet @ autocomplete, um Personen, Dokumente, Diskussionen, Aufgaben und Projekte zu markieren. Der Diskussionslink im Kommentar ist für Gäste mit Gastzugang nicht sichtbar.

▍Diskussionen

Praktisch, um Arbeitsthemen zu besprechen. Nur Benutzer mit vollem Zugriff (nicht der Kunde und nicht die ausübenden Künstler) nehmen an den Diskussionen teil .

▍ Chat

Versuchen Sie es mit dem Messenger. Ideal für Slack . Es hat die Integration mit der Asana App.: Wählen Sie einen Kanal aus, fügen Sie alle Benutzer hinzu, die an einem Projekt oder seiner Aufgabe arbeiten, und geben Sie an, welche Änderungen an Projekten und Aufgaben Ihnen vom Asana-Bot gesendet werden, während Sie mit dem Team chatten. Sie können eine Aufgabe oder ein Projekt als Link senden und im Chat freigeben. Slack ist in zwei Versionen erhältlich: als leichtgewichtige mobile Anwendung und als Webanwendung.

▍Über Verknüpfungen

Viele Leute finden es bequem , mit Verknüpfungen zu arbeiten . Wir verwenden das Hauptetikett: "Urgent". Es hilft, brennende Aufgaben im Auge zu behalten.

Den Abteilungen der Agentur sind zusätzliche Labels zugeordnet, die zu der einen oder anderen Zeit an dem Projekt arbeiten. Jede Aufgabe ist mit der Abteilung gekennzeichnet, deren Mitarbeiter derzeit für sie verantwortlich ist. So können Abteilungsleiter verfolgen, welche ihrer Mitarbeiter und was sie tun.

▍Über den Kalender

Wir benötigen zwei Arten von Kalendern.

Persönlicher Kalender des Benutzers: Klicken Sie im oberen Menü auf die Registerkarte Meine Aufgaben> Kalender. Hier sehen Sie alle Benutzeraufgaben, denen Termine zugeordnet sind.

Allgemeiner Teamkalender (im Menü links). Es enthält Termine für alle Aufgaben und Fristen für alle Projekte sowie Angaben zu den Verantwortlichen. Praktisch für Konten und Manager.

Jeder Kalender kann mit einem Google- oder Apple-Kalender synchronisiert werden. Wie kann man das machen,hier gezeigt.

5 goldene Regeln für die Organisation der Arbeit mit Asana


  • Wechseln Sie mindestens zweimal täglich zum Abschnitt Meine Aufgaben und wählen Sie die Registerkarte Kalender, um den Status der Aufgaben und den Termin zu überwachen.
  • Die bei der Arbeit ankommenden Aufgaben sollten sofort von Mail / Chat an Asana übertragen werden.
  • Sie können das Aufgabedatum nicht kommentarlos ändern
  • Hat der Benutzer einen Teil der Aufgabe erledigt und an eine andere verantwortliche Person übertragen müssen, dies aber vergessen, sind er und der Projektleiter schuld. Wenn die Aufgabe nach 18:00 Uhr an einen anderen Benutzer übertragen wurde, müssen Sie das Datum auch durch Einstellen von morgen ändern und den Status im Kommentar zur Aufgabe angeben.
  • Am Ende des Arbeitstages sollte es keine einzige Aufgabe mit dem Datum des aktuellen Tages geben.

PS Wie macht die Arbeit mit Asana mehr Spaß?

  • In Asana gibt es Likes - wie von den Machern konzipiert, werden sie eingeführt, damit der Benutzer schnell seine Zustimmung zum Handeln eines anderen Benutzers ausdrücken kann. Im Allgemeinen wirken sie sich positiv auf die Kommunikation aus.
  • Sie können ein Einhorn, einen Regenbogennarwal, einen Yeti oder einen Phönix (ähnlich einem Feuervogel) sehen, wenn Sie eine Aufgabe oder ein Projekt abschließen. Zuvor müssen Sie diese Funktion in Asana aktivieren .



  • Es gibt eine Menge lustiger Ostereier in der Anwendung. Sie können beispielsweise Katzen auf dem Bildschirm mit dem Befehl Tab + B anrufen (vergessen Sie nicht, vorher hierher zu gehen und das Kontrollkästchen neben Tab + B zu aktivieren).
  • Oder versuchen Sie , das Cover des Themas zu ändern .

Ich freue mich über Fragen und Anregungen, insbesondere wenn Sie auch Asana oder eine ähnliche Methode zum Verwalten von Aufgaben verwenden.

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