Automatisierung der Grenzkontrolle im Unternehmen

    Ein weiteres Lehrbuch für Business-Programmierung.


    Grenzprozesse sind besser automatisiert. Das klingt banal, aber diese Empfehlung wird bei weitem nicht immer umgesetzt.


    Es gibt immer noch recht häufig Situationen, in denen der Grenzübertritt ohne automatisierte Systeme erfolgt. In vielen Unternehmen sind Papierservice-Notizen, -Anwendungen, -Aufträge usw. in Bearbeitung. Dies gilt natürlich nicht nur für die Grenzen zwischen Abteilungen - auch Mitarbeiter desselben Dienstes sündigen.


    Wenn ein Mitarbeiter den Prozess in Papierform auf einen anderen überträgt, ist es äußerst schwierig, den Status dieser Aufgabe zu verfolgen. Eine elementare, weit verbreitete Methode, eine solche Aufgabe zu verlieren, drückt sich in der Phraseologie aus, "das Tuch zu entfernen". Es ist auch gut, wenn ein Mitarbeiter solche Zettel auf einen Schreibtisch stapelt - dann ist das Volumen der Anfragen zumindest sichtbar. Theoretisch kann sogar ein bestimmtes Stück Papier in diesem Stapel gefunden werden und bestimmt, wie lange es sich in dieser Warteschlange befunden hat.


    Eine Methode zur Übertragung des Prozesses per E-Mail ist ebenfalls üblich. Leider ist dieser Ansatz auch nicht geeignet. In gewissem Sinne ist es sogar noch schlimmer als ein Stapel von Papieren, weil E-Mail-Clients verfügen nicht über ausreichende Funktionen, um E-Mails als Aufgaben zu verwalten. Eine Person hat einfach einen Berg von Buchstaben, was den Status der Warteschlange kaum bestimmen kann.


    Über die mündliche Übertragung von Aufgaben und Nein sagen. Wie sie sagen, flog es in ein Ohr, in das andere - flog heraus.


    Es gibt einen anderen unangenehmen Moment, der mit dem Wissen um Grenzen verbunden ist. Wenn eine Person eine andere Aufgabe übergeben hat - auf Papier, mündlich oder per E-Mail -, gehört der Träger der Aufgabe jetzt der zweiten. Aus formeller, moralischer und oft auch technischer Sicht kann der erste nicht mehr in die Schlange der Aufgaben des zweiten greifen. Mit einer bestimmten Unterordnungsstruktur können Sie natürlich tiefer in einen Stapel von Papieren eintauchen, aber das Lesen der E-Mails einer anderen Person ist bereits eine Pleite. Es ist immer noch irgendwie möglich, den Status einer oder mehrerer Ihrer Anwendungen, Ihrer Prozesskopien, herauszufinden, aber es ist fast unmöglich, den Gesamtstatus der Warteschlange "an der Grenze" zu ermitteln.


    Wir brauchen also ein automatisiertes Grenzkontrollsystem. Für sie gibt es mehrere wichtige Voraussetzungen.


    Die erste Voraussetzung ist, dass das System die Warteschlange und die darin enthaltenen Aufgaben eindeutig identifizieren muss. Dies ist selbst in fortschrittlichen automatisierten Systemen nicht immer möglich. Wenn Sie eine Person bitten, ihre Aufgaben im Programm zu zeigen, kann sie etwas demonstrieren. Sie zeigt eine Liste von Dokumenten, führt Filter und Sortierung durch und Sie erhalten eine bestimmte Liste von Aufgaben. Wenn Sie einen Programmierer fragen, wird er dasselbe tun, nur nicht in der Liste der Dokumente, sondern höchstwahrscheinlich durch eine Abfrage der Daten.


    Das Schlüsselwort hier lautet "wenn Sie fragen". Und wenn Sie nicht fragen? Für einen Business-Programmierer kann diese einfache Frage („Wenn nicht fragen?“) Ein klares Kriterium für die korrekte Identifizierung der Grenze sein. Wenn Sie als Außenseiter die Liste seiner Aufgaben sehen können, ohne den Mitarbeiter zu fragen, ist die erste Anforderung erfüllt - die Warteschlange ist identifiziert.


    Mit der scheinbaren Einfachheit dieses Kriteriums werden Sie feststellen, dass die meisten automatisierten Systeme diesem nicht entsprechen. Die Warteschlange so zu verstehen, wie sie nur im Kopf des Angestellten war, selbst während der Regierungszeit von König Erbse und Büro-Memos, blieb im automatisierten System. Diese Situation ist bekannt und scheint normal zu sein, denn "jeder hat es". Wenn Sie als Business-Programmierer diesen Prozess jedoch verbessern möchten, müssen Warteschlangen identifiziert werden.


    Die zweite Anforderung ist, dass die Warteschlange in Aufgaben zerlegt werden sollte, d. H. zu einfachen Entitäten, die klare Aktionen erfordern. Es kommt vor, dass die Warteschlange identifiziert wird, aber Aufgaben aus verschiedenen Prozessen enthält. In diesem Fall ist die Kontrollierbarkeit und Kontrollierbarkeit der Warteschlange eine ernste Angelegenheit.


    Das Kriterium ist einfach: Wenn Sie, ohne einen Mitarbeiter zu fragen, für jede spezifische Aufgabe sagen können, was zu tun ist, wird die Warteschlange ordnungsgemäß aufgelöst. Wenn die Antwort lautet: "Muss verstehen" oder "muss irgendwie korrigiert werden" oder "hat noch nicht gesucht", wird die Zerlegung schlecht durchgeführt. Das System und der Prozess hängen weiterhin vom Mitarbeiter ab.


    Die dritte Voraussetzung ist, dass die Prioritäten für die Erledigung von Aufgaben klar sind. Das Prinzip ist das gleiche wie bei den vorherigen Kriterien. Wenn Sie die Warteschlange von der Seite betrachten und die Reihenfolge der Aufgaben sehen, sind die Prioritäten eindeutig. Wenn Sie oder Ihre Kunden pro Tag einen Mitarbeiter nach Prioritäten fragen oder diese Prioritäten neu installieren müssen, wird die Warteschlange schlecht verwaltet.


    Die vierte Anforderung ist, dass die Zeit, zu der sich die Aufgabe in der Warteschlange befindet, genau bekannt sein muss. wendete das Prinzip "Eisberg" an . Die aufgewendete Zeit ist in der Regel mit den Prioritäten der Implementierung verbunden, es gibt jedoch auch Konflikte.


    Beispielsweise ist das Prioritätssystem auf einer doppelten Sortierung aufgebaut - zuerst wichtig, dann - dem Datum der Problemaussage. In diesem Fall wird die Angelegenheit bei einer großen Anzahl wichtiger Aufgaben niemals unwichtig sein. Wenn der Prozess so ist, dass das ewige Versagen, einige Aufgaben zu erledigen, als Norm angesehen wird, dann machen Sie sich keine Sorgen. In Streaming-Prozessen ist es jedoch in der Regel wichtig, alle Aufgaben zu erledigen.


    Daher sollte der gegenseitige Einfluss von Priorität und Zeit in der Warteschlange überwacht werden. Wenn Sie beispielsweise das System der Prioritäten angeben, fügen Sie der in der Warteschlange verbrachten Zeit einen Gewichtungsfaktor hinzu, sodass bei einem bestimmten Wert die Aufgabe unabhängig von ihrer Wichtigkeit an die Oberfläche gleitet.


    Das Kriterium ist also einfach: Wenn Sie für jede Aufgabe eine Wartezeit sehen, ist die Anforderung erfüllt. Ein typischer Fehler ist die Ansicht, dass es ausreichend ist, das Datum der Problemaussage zu kennen und zu sehen, da in diesem Fall die in der Warteschlange verbrachte Zeit leicht berechnet werden kann. Automatisierungswerkzeuge machen es wirklich einfach. Aber die Berechnung in Ihrem Kopf ist viel schwieriger, und kein vernünftiger Mitarbeiter wird dies tun. Daher wird die in der Warteschlange verbrachte Zeit in der Arbeit nicht mitgezählt.


    Die fünfte Anforderung - egal wie banal, aber der Bearbeiter der Aufgabe muss bekannt sein. Wenn die Auswahl des Darstellers von einem automatisierten Algorithmus bestimmt wird, sollte der Zeitpunkt, zu dem dieser Algorithmus ausgeführt wird, klar sein.


    Solange die Aufgabe keinen Bearbeiter hat, wird sie nicht gelöst. Der Auftragnehmer muss nicht für jede bestimmte Aufgabe zugewiesen werden. Es ist ausreichend zu verstehen, dass die Lösung aller Aufgaben der identifizierten Warteschlange einer bestimmten Person übertragen wird.


    Die Wahl des Ausführenden wird häufig zur Ursache für Warteschlangen im Leerlauf, wenn der Ausführende im Prozess keine bestimmte Person ist, sondern eine Position oder Abteilung. In diesem Fall wird empfohlen, die Auswahl des Auftragnehmers durch eine separate Aufgabe zu treffen, die der Manager oder ein bestimmter Dispatcher ausführen muss. Während die Wahl des Darstellers keine Aufgabe, sondern ein Privileg ist, bleibt die Warteschlange an diesem Punkt ständig hängen.


    Das Kriterium ist einfach: Wenn Sie von außen in die Warteschlange schauen, sollten Sie genau wissen, wer die Aufgabe erledigt.


    Die sechste Anforderung aus den höchsten Bereichen der Geschäftsprogrammierung: Das System sollte Warteschlangen aus verschiedenen Prozessen anzeigen und vergleichen können. Im Allgemeinen wird eine solche Anforderung niemals erfüllt, sodass Sie nur über den Compliance-Grad sprechen können.


    Normalerweise besteht das Problem darin, dass unterschiedliche Warteschlangen, Aufgaben und Prozesse unterschiedliche Entitäten des Systems mit getrennten Eigenschaftssätzen sind. Es gibt eine Instanz eines Prozesses in einer Warteschlange, aber nicht in einer anderen. In einer Aufgabe gibt es das Datum der Produktion, in der anderen nicht. Usw.


    Aufgrund dieser Heterogenität von Entitäten wird die Kontrolle aller Warteschlangen in einem Fenster normalerweise von niemandem gelöst - weder in automatisierten Systemen noch in der manuellen Steuerung. Daher bleibt der Zustand der Warteschlangen - sowohl der Momentanwert als auch der Messwerte für den Zeitraum - ein Rätsel, wodurch die Effektivität von Verwaltung und Analyse verringert wird.


    Teilweise helfen Prozessverwaltungssysteme, die eine Vielzahl von Primärdokumenten einer einzelnen Entität "einfädeln". Es gibt also Karten von Prozessen, einheitliche Entitäten von Aufgaben und Adressierung.


    Aber für einen Business-Programmierer ist ein solcher Ansatz leider nicht sehr gut.


    Erstens führt die Anwendung von Prozessen in der Regel zur Kompliziertheit der Automatisierung - weniger zur Entwicklungszeit als zu späteren Änderungen. Der Prozess mit der Karte, den Darstellern, den Aktionen und den Bedingungen an sich ist Gegenstand der Automatisierung mit allen daraus folgenden Konsequenzen - Wartung, Debugging, Koordination usw.


    Zweitens kann das reale Bild der Prozesse aufgrund des "Eins-zu-Viele" -Konflikts in der Regel nicht gezeichnet werden. Die meisten Prozesszeichnungssysteme möchten, dass ein einzelnes Objekt ein einzelnes Objekt ausführt, auch wenn das Objekt eine Menge ist.


    Zum Beispiel der Prozess der Ausführung der Anwendung zum Kauf Wenn Sie eine Durchgangskarte dieses Prozesses zeichnen, stellt sich heraus, dass dieselbe Anwendung vom Anfang bis zum Ende ausgeführt wird. Derselbe Zulieferer sollte nach der Prozesslandkarte als Teil der Prozessinstanz mit jeder Anwendung separat arbeiten.


    In Wirklichkeit nimmt der Lieferant überhaupt nicht am End-to-End-Prozess teil. Er hat seine eigene Karte, an deren Eingang sich eine Reihe von Anwendungen befindet. Darüber hinaus jeden Tag - ein anderes Volumen (einschließlich manchmal leer). Nach der Ausführung einer bestimmten Anwendung von der ersten Instanz kehrt die Steuerung zu einem einzelnen Prozess zurück.


    Ein solcher Prozess kann nur mit verschachtelten Prozessen gezeichnet werden, was normalerweise möglich ist, aber die Einfachheit und Klarheit des Algorithmus geht verloren - er wird zu einem technischen, der für Programmierer verständlich ist, aber nicht für lebende Menschen und Management geeignet ist.


    Drittens neigen solche Prozesse zur Bürokratisierung - sie wollen „verstärkt“ werden, koordiniert, ausgedruckt und ins Regal gestellt werden. Dieser Ansatz steht im Widerspruch zu den Prinzipien der schnellen Automatisierung und ist dementsprechend nicht für die Geschäftsprogrammierung geeignet. Concreting-Prozesse, insbesondere in der Debugging-Phase, entsprechen dem Drucken eines Programmcodes.


    Nun, und viertens bieten die Entwickler von Mechanismen zum Zeichnen von Prozessen, die nur von der Programmierlogik gesteuert werden, keine Werkzeuge für das Warteschlangenmanagement. Wenn Sie also alle Warteschlangen an den Grenzen analysieren, vergleichen Sie sie miteinander. Sie müssen Ihre Werkzeuge immer noch neu erfinden.


    Die Art des Zeichnens von "Stahlbeton" -Verfahren kann als Hilfsmittel verwendet werden, es wird nicht viel Schaden entstehen. Sie kann auch am Ende des Projekts angewendet werden, um die konfigurierten Prozesse zu erhalten. Bis zum nächsten Projekt.


    Vergessen Sie jedoch nicht den dritten Punkt - die Tendenz zur Bürokratie. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie das System für eine Weile erhalten, haben die übrigen Mitarbeiter und Führungskräfte die gegenteilige Meinung: Berühren Sie nicht, was funktioniert. Das System, das von Ihnen erstellt, debuggt und implementiert wurde, beginnt sich zu widersetzen.


    Es ist viel besser, das Prinzip „Autotasks“ oder ähnliches zu verwenden, wenn Entitäten in Ihrem System vorhanden sind, die an die laufenden Prozesse „anhängen“ und Aufgaben in den Warteschlangen erstellen können. Das Prinzip selbst wird weiter diskutiert.


    Eine einzige Entität zum Verwalten von Warteschlangen an Grenzen stellt zunächst ein einziges Koordinatensystem bereit - die Metriken aller Prozesse in denselben Maßeinheiten. Jeder Prozess kann sofort und im Nachhinein in derselben Größenordnung bewertet werden.


    Die sofortige Auswertung kann zum Beispiel im gesamten Prozesssteuerungspanel implementiert werden. Nicht in der herkömmlichen allgemeinen Prozesslandkarte, die Sie nicht auf einem Bildschirm ohne Scrollen sehen können, sondern als einfache Liste können Sie auch ohne Zahlen arbeiten - eine Farbanzeige wie eine Ampel. Rufen Sie eine Liste mit zwei Spalten ab: Prozess und Status.


    Die Option ist etwas interessanter - keine Liste von Prozessen, sondern eine Liste von Problempunkten. Ein Punkt ist in diesem Fall eine Auto-Task, ein bestimmter Knoten eines bestimmten Prozesses, der eindeutig mit dem Leben verbunden ist. Zum Beispiel „Vertragsverhandlungen durch einen Rechtsanwalt“. Es genügt, alle Punkte in der Liste aufzulisten, ihren Status anzuzeigen und so zu sortieren, dass die problematischsten Punkte ganz oben stehen.


    Eine solche sofortige Bewertung aller Prozesse ist trotz ihrer scheinbaren Einfachheit und Offensichtlichkeit äußerst selten. Jetzt verstehst du warum.


    Die retrospektive Analyse von Warteschlangen ist noch seltener, da die meisten Systeme die erforderlichen Daten überhaupt nicht enthalten. Solche Daten sind nur verfügbar, wenn das Iceberg-Prinzip vollständig verwendet wird, wenn nicht nur die augenblickliche Zeit des Staates, sondern auch seine Historie gespeichert wird.


    Wie Sie sehen können, ist die Automatisierung der Kontrolle von Grenzen im Allgemeinen nichts Schwieriges. Es ist wichtig, keine künstlichen Schwierigkeiten zu schaffen, indem „Stahlbeton“ -Prozesse verwendet werden und die Prinzipien der schnellen Automatisierung ignoriert werden. Die Ansätze und Kriterien für die Automatisierung der Grenzzustände von Prozessen sind Ihnen jetzt bekannt.


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