Warum Task Manager uns nicht produktiv machen

    Hallo! Wenn Sie das vergangene Jahr zusammengefasst haben, haben Sie vielleicht festgestellt, dass etwas unerfüllt geblieben ist. Bei mir ist es genauso. Daher habe ich mir die Aufgabe gestellt, die Gründe, die mich am produktiven Arbeiten hindern, gründlich zu behandeln.

    Zunächst habe ich beschlossen, die Mängel verschiedener Task-Manager zu analysieren und meine eigene Anwendung zu erstellen. Aber kein anderer Task-Manager - es gibt bereits viele solcher Anwendungen. Das neue Programm soll helfen, die Arbeit richtig zu planen und nicht in einem Meer von Aufgaben zu ertrinken.

    Wie soll diese Anwendung funktionieren?

    Anfangsdaten

    Wir werden die Task-Manager berücksichtigen, die es einer Person ermöglichen, persönliche Angelegenheiten zu planen. Manager, die sich nur auf Teams konzentrieren, werden nicht berücksichtigt.

    Programme für die Unternehmensplanung können in zwei große Gruppen unterteilt werden: Einige arbeiten mit Aufgabenlisten, andere mit einem Kalender und einem Tagesplan. Die erste Gruppe umfasst Todoist, Wunderlist und TickTick, die zweite - Sunrise Calendar, Google und Yandex-Kalender. In einigen Programmen können Sie mit dem Kalender und der Aufgabenliste arbeiten, z. B. Essential PIM, TimeMaster und LeaderTask.

    Wir gehen davon aus, dass der Benutzer nicht an der Erstellung eines persönlichen Zeitmanagementsystems beteiligt war oder dies versucht hat, jedoch ohne großen Erfolg.

    Eine Anwendung - ein Zeitmanagementsystem

    In den Beschreibungen vieler Programme der ersten und zweiten Gruppe wird erwähnt, dass Sie damit Dinge mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen planen können. Es wird implizit vorausgesetzt, dass ein Mensch sein eigenes System hat oder dass er das fertige für sich studiert und angepasst hat. Dies ist jedoch viel schwieriger als die Verwendung eines vorgefertigten Programms. Dazu müssen Sie ein oder mehrere Bücher lesen, die Hauptsache hervorheben und alles selbst ausprobieren. Hast du viel zeit dafür Ich hatte nicht viel Zeit dafür.

    Ich bin der Meinung, dass meine Anwendung dem Benutzer nicht die Möglichkeit bieten sollte, Zeitmanagementtechniken unabhängig zu studieren. Ich analysiere und teste selbstständig verschiedene Ansätze des Zeitmanagements und welche Funktionen in der Anwendung implementiert werden. Der Benutzer sollte ein Programm erhalten, das ihm selbst sagt, wie er Zeit und Angelegenheiten richtig planen kann.

    Der Benutzer sollte keine Zeit mit dem Studium von Zeitmanagementsystemen verbringen, um zu wissen, wie das Programm richtig verwendet wird. Das Programm selbst sollte Sie auffordern, die Dinge richtig zu planen.

    Die Nachteile der regulären Aufgabenlisten

    Überlegen Sie, warum Task-Manager der ersten Gruppe wie Wunderlist und Todoist uns nicht produktiv machen. Mit diesen Programmen können Sie eine Liste von Aufgaben erstellen, die Priorität der Aufgabe angeben, eine Erinnerung hinzufügen und diese kommentieren. Gleichzeitig genügt es, den Namen einer Aufgabe aufzuschreiben, um sie zu erstellen. Unser Gehirn ist so konzipiert, dass es nach einfachen Wegen sucht und versucht, den Aufwand für die Durchführung von Handlungen so gering wie möglich zu halten. Wenn der Benutzer kein System für die Arbeit mit Aufgaben im Voraus zusammengestellt hat oder ein solches System hat, sich aber nicht daran hält, hat das Programm viele Aufgaben, für die keine Prioritäten, Fristen usw. festgelegt sind. Infolgedessen ist eine Person beschäftigt, aber nicht produktiv. Die Haupt- und wichtigsten Aufgaben werden nicht erledigt oder müssen im Notfall erledigt werden.

    Ein weiterer Nachteil der Aufgabenliste ist, dass sie ständig wächst und schneller als wir es schaffen, die Aufgaben zu erledigen. Dies liegt daran, dass das Hinzufügen einer Aufgabe einfach ist, während das Analysieren einer Aufgabe einige Anstrengungen erfordert und das Gehirn sich dagegen wehren kann. Letztendlich wird die Liste der Aufgaben so lang, dass der Wunsch, damit zu arbeiten, verschwindet. Ich habe das mehr als einmal gehabt.

    Meiner Meinung nach ist das wahre Problem tiefer: Manchmal scheint es uns, dass eine beschäftigte Person produktiv ist. „Er ist ständig beschäftigt, aber ich sitze und mache eigentlich nichts“ - wir denken, wir nehmen den Task-Manager, schreiben die Aufgaben auf und beginnen sofort, sie auszuführen. Produktivität bedeutet jedoch nicht, hart zu arbeiten, sondern Ihre Ziele zu erreichen. Aber um einige Ziele zu erreichen, muss man hart arbeiten.

    Seien Sie produktiv = erreichen Sie Ihre Ziele.

    Es gibt viele Bücher und Artikel im Internet, die erklären, warum Ziele gesetzt werden sollten. Kurz gesagt, ohne Ziele werden wir in der Geschäftsplanung „kurzsichtig“: Es scheint, als würden wir viel arbeiten, aber wir markieren tatsächlich die Zeit. Es reicht also nicht aus, dass das Programm nur mit der Aufgabenliste arbeiten kann - es sollte auch die Fähigkeit geben, mit Zielen zu arbeiten.

    Ein Geschäftsplanungsprogramm muss in der Lage sein, mit Zielen zu arbeiten.

    Wie soll das Programm mit Zielen umgehen?

    Lassen Sie uns genau klären, wie das Programm mit den Zielen arbeiten soll. Wenn es nur eine Liste von Zielen gibt, entspricht dies einer normalen Liste von Aufgaben. Sie werden versucht sein, an den Zielen zu arbeiten, die einfacher und ähnlicher sind.

    Alle bestehenden und neuen Ziele sollten der Vision untergeordnet werden, wie Ihr Leben in 3-5 Jahren aussehen wird. Andernfalls ziehen dich verschiedene Ziele in verschiedene Richtungen.

    Ziele müssen der Vision untergeordnet sein, wie das Leben in 3-5 Jahren aussehen wird.

    Aus diesem Grund sollte das Programm einen Abschnitt zur Aufzeichnung von Visionen oder strategischen Zielen enthalten. In diesem Fall muss der voraussichtliche Termin für die Umsetzung dieser Vision angegeben werden.

    Leider reicht es nicht aus, nur eine Vision aufzunehmen. Wenn Sie ihn nicht ab und zu kontaktieren, wird es vergessen (an sich selbst getestet). Dementsprechend sollte mindestens einmal pro Woche eine Erinnerung ausgelöst werden, um diese Vision erneut zu lesen.

    Normalerweise gibt es viele Ziele, und Sie müssen sie irgendwie gruppieren. Ziele können nach Zeit und Lebensbereichen gruppiert werden. Ich beginne mit den Bereichen des Lebens - dies scheint mir wichtiger zu sein.

    Ein Mensch fühlt die Kontrolle über sein Leben, wenn es ihm in allen Lebensbereichen gut geht: bei der Arbeit, in der Familie, in der Beziehung zu Freunden usw. Ein Ungleichgewicht in den Lebensbereichen führt über einen langen Zeitraum zu Problemen. Wenn Sie beispielsweise zu viel Zeit für die Arbeit aufwenden, können familiäre Probleme auftreten. Dementsprechend sollte das Programm dazu beitragen, die Lebensbereiche zu überwachen und ein übermäßiges Ungleichgewicht zu vermeiden.

    Das Programm soll dazu beitragen, Lebensbereiche zu überwachen und vor anhaltenden und übermäßigen Ungleichgewichten zu warnen.

    Nach Zeit können Ziele unterteilt werden in:
    1. langfristig (mehr als ein Jahr),
    2. mittelfristig (von drei Monaten bis zu einem Jahr),
    3. kurzfristig (von zwei Wochen bis zu drei Monaten),
    4. Strom (von einem Tag bis zwei Wochen).

    Aktuelle Ziele sollten kurzfristig, mittelfristig, mittelfristig, langfristig und der Vision oder den strategischen Zielen für 3-5 Jahre untergeordnet werden. Ja, Sie müssen sich Zeit nehmen und diese Ziele aufschreiben - dies ist die einzige Möglichkeit, die Kontrolle über Ihr Leben und eine lange Liste von Aufgaben zu übernehmen. Idealerweise sollten Ziele nicht auf einem Blatt Papier festgelegt werden, sondern in einem Programm, das Sie daran erinnert, diesen zu folgen.

    Das Programm sollte die zeitliche Aufteilung der Ziele kennen, regelmäßig anbieten, die Ziele zu vervollständigen und ihre Umsetzung zu verfolgen.

    Es gibt bestimmte Regeln für das Setzen von Zielen. Ich kenne die SMART-Technik. Es ist im Detail auf Wikipedia geschrieben . Hier werde ich kurz darauf eingehen:
    1. S- spezifisch. Nicht "Ich möchte besser leben", sondern "Ich möchte eine Wohnung in Moskau kaufen."
    2. M ist messbar. Nicht nur "Ich möchte eine Wohnung", sondern "eine Dreizimmerwohnung in einem bestimmten Moskauer Stadtteil in der Nähe des Parks, 5-10 Gehminuten von der U-Bahn im 5. Stock mit Aufzug entfernt".
    3. A - erreichbar. Es ist real, eine Wohnung zu kaufen, aber die Hälfte von Moskau ist unwahrscheinlich.
    4. R - relevant. Wird der Kauf einer Wohnung genau Ihre Probleme lösen?
    5. T - zeitlich begrenzt. Wie lange möchten Sie das Ziel erreichen?


    Schließlich sollten die Ziele Ihre persönlichen sein und nicht von anderen Menschen auferlegt werden, auch wenn sie mit guten Absichten handeln. Dein Leben ...

    Das Programm sollte in der Lage sein, die Übereinstimmung jedes Ziels mit verschiedenen Kriterien zu kontrollieren.

    Wir haben viel über Ziele gesprochen. Fassen wir die Zwischensummen zusammen. Wenn es viele Aufgaben gibt, müssen Sie Ziele für Zeit und Lebensbereiche festlegen und diese befolgen. Es ist wichtig, dass es nicht weniger Aufgaben gibt - Sie müssen nur sehen, woran Sie arbeiten müssen, worauf Sie warten müssen und was Sie einfach ablehnen können.

    Das Setzen von Zielen verringert nicht die Anzahl der Aufgaben. Sie haben die Kontrolle darüber: Sie sehen, was zuerst getan werden muss, was verschoben und was aufgegeben werden kann.

    Planungsmerkmale für einen bestimmten Tag

    Wir haben also Ziele und eine Aufgabenliste für diesen Tag erstellt. Es wird ungefähr so ​​aussehen:
    1. Aufgabe 1
    2. Aufgabe 2
    3. Problem 3 (etc.)

    Was ist los mit dieser Liste? Es gibt keine Schätzung, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet werden muss. Wenn wir die Zeit für die Aufgabe schätzen, stellt sich normalerweise heraus, dass wir weniger Zeit haben, als wir möchten.

    Die richtige Liste von Aufgaben enthält eine Schätzung der Zeit für jede von ihnen.

    Tatsächlich haben wir einen Tagesplan erhalten, der in den Planern der zweiten Gruppe implementiert ist, wie z. B. den Sonnenaufgangskalender und die Kalender von Google und Yandex. Diese Scheduler beschränken sich normalerweise auf die Tatsache, dass Sie den Namen der Aufgabe und ihre Ausführungszeit angeben können. Wie bei den Task-Managern der ersten Gruppe kann dies dazu führen, dass eine Person Zeit mit einfachen und interessanten Aufgaben füllt und wichtige Aufgaben in den Hintergrund rückt. Was den Tagesplan selbst betrifft, so stören meiner Erfahrung nach zwei Dinge seine Verwendung:
    1. es gelingt selten, dem Plan des Tages zu folgen,
    2. Manchmal kommt es vor, dass die Flexibilität bei der Arbeit mit Aufgaben verloren geht.


    Das Leben verhält sich manchmal zu unvorhersehbar, was zu ungeplanten Aufgaben und unvorhergesehenen Dingen führt. Sie müssen irgendwie auf sie reagieren, etwas unternehmen und deshalb vom Tagesplan zurücktreten. Hier entsteht das Gefühl des Flexibilitätsverlustes bei der Arbeit mit dem Tagesplan.

    Es ist jedoch keine Tragödie, vom Plan des Tages zurückzutreten. Der Tagesplan wird benötigt, um zu wissen, was wir zu einem bestimmten Zeitpunkt tun wollten. Dies erhöht die Disziplin und verringert das Risiko einer möglichen Verzögerung wichtiger und dringender Angelegenheiten. Wenn Sie sich vom Tagesplan entfernen mussten, müssen Sie so bald wie möglich dorthin zurückkehren und den Rest der Zeit neu planen.

    Wie man den Tagesplan flexibel macht

    Ich habe mir ein paar Regeln ausgedacht, die den Tagesplan flexibel machen.

    Zunächst muss die Frage beantwortet werden, welche und nur eine Aufgabe ausgeführt werden muss, damit der Rest nicht so wichtig oder unnötig wird. Und diese Aufgabe sollte den größten Teil des Tages erledigt werden, am besten morgens.

    Wählen Sie für jeden Tag eine und nur eine wichtige Aufgabe und weisen Sie ihr die Hauptzeit zu.

    Bei der Arbeit mit dem Tagesplan sind alle Dinge in 4 Teile unterteilt:

    1. Angelegenheiten, die direkt durchgeführt werden, um Ziele in irgendeinem Bereich des Lebens zu erreichen;
    2. Fälle, die indirekt zur Erreichung von Zielen beitragen (z. B. Verbesserung des beruflichen Niveaus eines Programmierers);
    3. Angelegenheiten, mit denen wir uns nur befassen können, die aber nicht die Ziele erfüllen (wir müssen essen, trinken, schlafen; manchmal treten plötzliche Ausfälle auf, die unabhängig behoben werden müssen);
    4. Dinge, die Sie davon abhalten, Ihre Ziele zu erreichen (z. B. Fernsehen oder Unterhaltungsseiten im Internet, anstatt an einem Projekt zu arbeiten).

    Wir werden den Wert des Problems eine Zahl von 1 bis 4 nennen, was bedeutet, auf welchen Teil des Obigen sich diese Aufgabe bezieht. Dementsprechend sollte der Tag in 3-4 Teile aufgeteilt und jedes Mal zugeteilt werden. Und das Programm sollte erlauben, den Wert der Aufgabe anzuzeigen. Wenn der größte Teil des Tages den Aufgaben 1 und 2 von Wert gewidmet sein wird, werden wir uns der Verwirklichung unserer Ziele allmählich nähern.

    Den größten Teil des Tages sollten Sie mit den Werten für Aufgabe 1 und 2 verbringen.

    Um die Flexibilität des Tagesplans zu erhöhen, ist es auch nützlich, einige Tricks anzuwenden. Das erste ist, dass Sie anstelle einer bestimmten Aufgabe den Tagesplan aufschreiben können, welches Ziel oder Projekt die Arbeit verfolgen wird. Wenn diese Zeit gekommen ist, können wir die Aufgaben für dieses Ziel öffnen und an seiner Umsetzung arbeiten. Im nächsten Artikel, "Zielverwaltungsbefehlsposten", werde ich beschreiben, wie ich es geschafft habe, die Arbeit an bestimmten Zielen in einem Programm zu organisieren.

    Der zweite Trick ist, dass Sie eine Aufgabe nicht zeitlich neben eine andere stellen sollten. Wir sind keine Roboter und können nicht sofort zwischen ihnen wechseln. Legen Sie zwischen den Aufgaben eine kurze Pause von 10 bis 30 Minuten ein. In diesem Fall ist es nicht beängstigend, dass Sie eine Aufgabe 5 bis 10 Minuten später als geplant erledigen - fast nichts wird darunter leiden.

    Bewertung der persönlichen Produktivität

    Da wir produktiv werden wollen, können wir nicht auf Feedback verzichten. Dazu reicht es nicht aus, die erledigten Aufgaben anzukreuzen. Sie müssen ein globales Bild davon haben, wie die Dinge laufen. Wie produktiv sind wir? Wo liegen die Schwachstellen? Ich habe bis auf Karma in Todoist keine Lösungen gesehen, um meine eigene Produktivität zu messen. Karma in Todoist ist ein Punkt, um Aufgaben zu erledigen. Diese Punkte können nicht gegen Geld eingetauscht werden. Sie ermöglichen es Ihnen nicht, für einen Rabatt oder kostenlose Privilegien zu sparen. Für abgelaufene Aufgaben werden Punkte abgezogen. Karma ist umso höher, je mehr Aufgaben erledigt sind. Aber oben haben wir klargestellt, dass die Anzahl der erledigten Aufgaben kein Indikator für die menschliche Produktivität ist.

    Wie ist dann die persönliche Produktivität zu bewerten? Meiner Meinung nach ist der Hauptindikator ein internes Gefühl der Kontrolle über Angelegenheiten, dass alles nach Plan läuft. Letztendlich möchte ein Mensch glücklich sein und sich selbst verwirklichen. Daher ist es gefährlich, seelenlose Zahlen zu verfolgen, beispielsweise die Anzahl der erledigten Aufgaben und Ziele.

    Ich werde später mehr zum Thema Feedback schreiben, da dies ein großes Thema mit eigenen Nuancen ist.

    Ein bisschen über die Vorteile von regulären Task-Managern

    Die Verwendung von Listen kommt, wenn Ziele festgelegt sind und ein Tagesplan vorliegt. Beispielsweise ist der Tagesplan die Aufgabe von "Artikel X schreiben" und es wird eine Zeit von 2 Stunden zugewiesen. In der Aufgabenliste schreiben Sie kleinere spezifische Aufgaben für das Schreiben eines Artikels auf: Machen Sie sich einen Überblick darüber, vergleichen Sie dies und das, reflektieren Sie den einen oder anderen Moment in der Ausgabe usw. Dabei erscheinen neue Aufgaben. Sie sollten nicht im Hinterkopf behalten werden - dafür gibt es einen normalen Taskmanager.

    Mein Programm

    Ein paar Worte zu meinem Programm. Es heißt Meine Tagesplanung und befindet sich auf mydayplanning.com. Das Ziel besteht nicht darin, Aufgabenmanager zu ersetzen, sondern sich selbst und Ihnen dabei zu helfen, Ziele zu erreichen und produktiv zu werden. Obwohl dies ein Prototyp ist, fehlen einige Funktionen. Implementierte die Fähigkeit, einen Tagesplan zu erstellen und Aufgaben Werte zuzuweisen. Während sich das Programm auf die Arbeit in Desktop-Browsern konzentriert. In mobilen Browsern sieht es schrecklich aus, es gibt auch keine Anwendungen für Smartphones. All dies muss noch geschaffen werden.

    Bitte schreiben Sie in die Kommentare, wie gefällt Ihnen die Idee, eine Assistentenanwendung für die Fallplanung zu erstellen? Lohnt es sich weiter zu arbeiten? Wenn Sie in den Kommentaren nicht antworten können, werden meine Kontakte im Profil aufgeführt .

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