Tägliche Besprechungen als aktive Planung



    Bisher als tägliche Besprechung nur für Scrum-Projekte betrachtet. Nachdem ich ein paar Mal am Himmel gespielt hatte, kam ich zu dem Schluss, dass die Verwendung eines kurzen täglichen Meetings ein wesentlicher Bestandteil der Teamkommunikation ist.

    Ohne Besprechungen erfahre ich viel später von den Problemen und habe dementsprechend weniger Zeit, um zu reagieren, wenn ich später reagiere.

    In diesem Artikel möchte ich die positiven Auswirkungen von täglichen Besprechungen analysieren und beschreiben, wie ich das mache und welche Vorteile dies hat. Es wird mich nicht wundern, wenn sie nach dem Schreiben dieses Artikels versuchen, mich zu überzeugen und die Nachteile dieses Ansatzes zu beseitigen (in meinem Fall ist dies einer der Gründe für das Schreiben dieses Artikels).


    Aktueller Projektplan


    Sie müssen mit dem ersten integralen Element des Projekts beginnen - dem Projektplan, den einige Kollegen vernachlässigen oder nicht verwenden können.



    Der Hauptfehler, den PM bei der Arbeit mit dem Plan macht, ist das Fehlen von Anpassungen. Ich habe es schon oft gesehen und es war auch so - als der Plan bis zum Ende des Projekts nicht angepasst wurde. Bis zum Ende des Projekts setzt sich das gesamte Team aktiv dafür ein, einen Plan nachzuholen, der einen Monat oder länger zurückliegt.

    Der Hauptfehler ist, dass der Plan - ein Instrument sein muss, das im Dunkeln führt und die Zukunft vorhersagt. Und dafür muss er sich regelmäßig an veränderte Gegebenheiten anpassen.

    Das richtige Planungswerkzeug


    Meistens weigern sich Manager aus mehreren Gründen, den Plan regelmäßig zu ändern: Komplexität, Unmöglichkeit.

    Die Unmöglichkeit wird dadurch verursacht, dass der Plan kein Instrument ist, sondern vielmehr ein Bild der Madonna, das einmal angefertigt und ausgestellt wurde. Dieses Problem wird durch das Fehlen eines Tools / einer Software verursacht, mit der Sie den Plan auf die flexibelste und bequemste Weise bearbeiten können. Ich habe viele Manager gesehen, die den Google-Kalender als Plan verwendet haben, oder eine Art wilder Rubel-Gantt-Diagramme, die im hinteren Raum entwickelt wurden, oder noch schlimmer ein Tracking-System mit seinen vielen Statistiken und Metriken, wie Burndown-Diagramme und dergleichen.

    Die Schwierigkeit wird durch unsachgemäße Planung und Unfähigkeit verursacht, mit der Software zu arbeiten, in der der Plan ausgeführt wird.

    Bei der Arbeit mit dem Plan verwende ich das Programm, das im Laufe der Jahre bereits getestet wurde - Microsoft Project (das Bild oben ist davon).

    Stellen Sie sicher, dass Sie adaptiv planen, ohne starre Bindungen und Sequenzen festzulegen, da es schwierig ist, den Plan aktuell zu halten. Bei der Planung verlasse ich mich auf Aufgaben in der automatischen Planung und mit Ausrichtung nach Bezeichnern und ohne Unterbrechungen. Auf diese Weise können Sie die aktuelle Aufgabe ändern und alle nachfolgenden Aufgaben automatisch an die Änderungen anpassen.

    Nun zu den Vorteilen von täglichen Rallyes oder wie ich diesen Prozess nenne - aktives Planen.

    Die Vorteile der täglichen Besprechungen


    Zuvor erhielt ich vom Team Feedback zum Ergebnis der Arbeit an der Aufgabe oder durch persönliche Überprüfung zu verschiedenen Tages- oder Wochenzeiten. Die Praxis hat gezeigt, dass dieser Ansatz mehr Zeit in Anspruch nimmt und Chaos in den Alltag bringt. Zusätzlich zum persönlichen Chaos lerne ich später die Schwierigkeiten oder die Verschiebung von Aufgaben kennen und nehme dementsprechend seltener Änderungen am Plan vor, die das Ergebnis des Durcheinanders und der Nichtübereinstimmung des Plans mit den Realitäten waren.

    Ich nehme täglich zur festgelegten Zeit an Besprechungen teil, trenne mich von allem, schalte Microsoft Project ein und ändere aktiv den Plan gemäß den Aussagen des Teams.

    Der Dialog mit dem Team basiert auf Scrum-Basis - was ich am vergangenen Arbeitstag getan habe, was ich heute tun werde und welche Schwierigkeiten ich habe.

    Jedes Mitglied des Teams hat einige Sekunden bis einige Minuten Zeit, um eine Antwort zu geben. Es reicht mir, ein paar klärende Fragen zu stellen und innerhalb von ein paar Minuten Informationen über die Aufgabe zu erhalten, an der die Person arbeitet, und den Plan zu ändern.

    Jeden Tag einen konkreten Plan zu haben, bringt mir die folgenden nützlichen Elemente:
    1) Jeden Tag verstehe ich, was als nächstes zu tun ist und diese Informationen sind relevant.
    2) Der Plan zeigt, was als nächstes passieren wird und wie wir uns in die Fristen einfügen und diese Informationen sind relevant.

    Zusätzlich zum konkreten Plan wirken sich tägliche Besprechungen positiv aus und auf Teamkommunikation und Motivation, Teamgeist.

    Teamgeist

    Der Teamgeist wird durch das Gefühl beeinflusst, Teil eines Teams zu sein. Alle sprechen sich abwechselnd und in einem einzigen Format aus, so dass Sie sich wie andere fühlen können. Dem Bericht wird unabhängig vom Rang alles gegeben - Signor-Entwickler, Middle, Junior, Teamleiter, technischer Experte, Architekt. Alle, die eine Aufgabe im Plan haben, berichten. Dies bringt zusätzlich ein Verantwortungsbewusstsein für das Team mit sich, was eine Steigerung der Motivation zur Folge hat.

    Motivation

    Der Vorteil der Motivation ist, dass sich eine Person in erster Linie für regelmäßige Planausfälle schämt, über die sie jeden Tag berichtet und die wie eine weiße Krähe aussehen. Ich bemerkte, dass viele Aufgaben abends am letzten Tag und nicht "vor dem Mittagessen" am aktuellen Tag endeten. Dies ist sehr wichtig, da für fast jede Aufgabe, bei der der Entwickler nicht bis zum Ende des Tages fertig ist und plaudert, zusätzliche 4 Stunden eingeplant werden müssen. Nach dem alten " Scherz ": "Heute" - morgen.

    Mitteilungen

    Der Vorteil der Kommunikation besteht darin, dass das Team die neuesten Nachrichten erhält und sich über die Probleme informiert, bevor sie auftreten. Nach einer täglichen Kundgebung organisieren sich die Teammitglieder regelmäßig und helfen sich 10 bis 30 Minuten lang gegenseitig, um Probleme und Schwierigkeiten zu lösen, was sie nie ohne direkte Aufforderung oder Berufung geschafft haben, wenn die täglichen Besprechungen nicht genutzt wurden.

    Stressresistenz

    Neben Informationen zu Problemen erleichtern tägliche Besprechungen die emotionale Komponente bei der Erörterung von Problemen. Wenn Sie jeden Tag Probleme besprechen, fällt es Ihnen leichter, diese zu bekennen, als wenn Sie es einmal pro Woche tun. Das Aufdecken der Schwierigkeiten zu erleichtern, bedeutet, den Stress bei der Arbeit zu reduzieren und wiederum die Motivation zu erhöhen, faul zu sein, und dies dennoch zu tun, damit Sie am nächsten Tag nicht über Ihre Schwierigkeiten sprechen.

    Zusammenfassung

    Um es zusammenzufassen. Was mache ich jeden Tag bekommen , dieser Ansatz anwenden:
    1) Den aktuellen Plan des Projektes
    2) Die Liste der Schwierigkeiten im Team
    3) Erhöhung die Motivation den Jobs auf Zeit bis zur Weiterverarbeitung
    4) Erleichterung und in der Diskussion der Probleme im Team Stressabbau
    5) ein Druckausgleich und berechenbaren Arbeitsplan - Manager

    nach Die Anwendung des Konzepts versäumte die Fristen aufgrund mangelhafter Planung nicht mehr und führte aufgrund früherer Aktivitäten und der Lösung von Schwierigkeiten zu einem früheren Abschluss der Aufgaben. Jetzt kommen wir aus Mangel an Ressourcen nicht rechtzeitig. Aber Sie müssen zugeben, das ist eine ganz andere Geschichte.

    P.S. Ich leite aktiv 4 Projekte und Treffen finden von 9.30 bis 11.00 Uhr statt. Indem Sie diesen Teil des Tages in Besprechungen investieren, haben Sie nach 11:00 Uhr alles, um Probleme und andere Projektaktivitäten zu lösen, ohne abgelenkt zu werden, "wenn Sie fertig sind, was Sie getan haben".

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