Verträge in digitaler Form: eine kurze Anleitung für Nichtrechtsanwälte

    Dieses Material ist ein kleiner Teil des Kurses zum Management digitaler Projekte und ist vor allem für Projektmanager, Kundenbetreuer und Manager auf Agenturseite von Nutzen.

    Wir haben uns aus einem bestimmten Grund dafür entschieden, unsere Erfahrungen zu teilen: Unangenehme Fälle von Kollegen in der Industrie und selbstgefüllte Unebenheiten deuten darauf hin, dass dieses Thema für viele schmerzhaft ist (und nicht nur in der IT). Lesen Sie im Material, welche Vertragsstruktur Sie bei der Arbeit mit SCRUM wählen sollten (und warum) und vor allem, wie Sie diese vor den Anwälten des Kunden verteidigen können. Layfkhaki in Koordination, 5 Vorsichtsregeln, ein paar echte Geschichten sowie der Workflow-Prozess im Studio Siberiks von innen - hier.

    Nur wenige Leute schreiben für jeden Kunden einen Vertrag von Grund auf. Fast jedes Unternehmen hat eine Vorlage, die meist aus dem Internet genommen und bearbeitet wird. Wir haben ungefähr gleich angefangen. Bei der Arbeit an einem Wasserfallmodell mit Dokumentenfluss war das ganz einfach: Die Arbeiten wurden sofort im Verkaufsstadium bewertet und im Vertrag erfasst.

    Vor etwa 8 Jahren haben wir begonnen, an SCRUM zu arbeiten - der ersten in der Webentwicklung (ein separater Beitrag mit Holivar zu diesem Thema ist bereits im Archiv;). Es war sehr cool, aber unsere vertraute und gemütliche Vertragsvorlage passte nicht gut zu den neuen Prozessen.

    Der Schlüssel war die Idee, in jeder Entwicklungsphase einen Rahmenvertrag sowie einen Anhang dazu abzuschließen. Eine solche Vereinbarungbestimmt die allgemeinen Arbeitsabläufe und Arbeitsbedingungen, während die Risiken von uns und dem Kunden nur im Rahmen des aktuellen Anhangs - also innerhalb einer Arbeitsstufe - getragen werden.



    Wir haben nach und nach Änderungen und Ergänzungen an dieser Vorlage vorgenommen, basierend auf allen Kegeln, die wir gefüllt hatten. Es wuchs allmählich, wurde schwer zu lesen und zu verstehen. Die Überprüfungen, Revisionen und Genehmigungen ließen unangemessen viel Zeit. Es gab eine Frage "Brauchen wir einen Anwalt"?

    Wir haben sehr gut verstanden, dass wir keinen Anwalt im Staat haben wollten (er produziert nichts, was bedeutet, dass er den Direktor wütend machen wird). Die Manager haben nicht viel Zeit, um mit Dokumenten zu arbeiten. Gleichzeitig wollten wir den Workflow unbedingt sicherer machen. Daher haben wir die Vorlagen mit Hilfe der Anwälte Runetlex überarbeitetund führte Sonderregelungen ein, die die Komplexität und Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich reduzierten.

    Zum Beispiel:

    • Ein neuer Vertrag sollte immer aus einer Vorlage und nicht aus einem Vertrag eines früheren Kunden erstellt werden. Es ist schon unangenehm, sich in Dokumenten für den Namen einer anderen Person zu entschuldigen, aber es gibt immer noch Arbeiten an der NDA.
    • Orte, an denen sich Daten ändern können, werden farblich hervorgehoben: Sie sparen beim Erstellen von Dokumenten aus Vorlagen wirklich 20 Prozent Zeit.
    • Vor dem Absenden des Vertrages an den Kunden muss der Vertrag in jedem Fall noch einmal geprüft werden. Und es ist sehr wünschenswert - von einer anderen Person. Das Problem ist, dass sich eine solche Person normalerweise allein im Unternehmen befindet. Und es kann viele Dokumente geben (beispielsweise haben wir mehr als 400 pro Jahr).
    • Und nicht nur - die Regelungen sind eigentlich ziemlich groß.

    Das unangenehmste, aber unvermeidliche ist die Änderung gegenüber den Anwälten des Kunden. Sie müssen auch auf potenzielle Risiken überprüft und bewertet werden. Die Lösung besteht darin, für jede Art von Dienstleistung eine bewährte Vertragsvorlage und eine Checkliste für den Umgang mit Einwänden zu haben (wir teilen unsere Vorlage hier ). Dann brauchen Sie für Verhandlungen nicht so viel Zeit und genügend gesunden Menschenverstand.

    Es gibt drei Arten von Bearbeitungen, mit denen wir unterschiedliche Algorithmen verwenden:

    1. Updates zu den Prozessen. Meistens kommen sie von Projektmanagern auf Kundenseite. Es genügt in der Regel, noch einmal zu sagen, warum das Werk so und nicht anders gebaut wird und welche Vorteile es dem Kunden bringt.
    2. "Ausschalten" günstigere Bedingungen. Mehr Durchläufe, weniger Zeit, niedrigere Preise. Was zu tun ist? Verbinden Sie den gesunden Menschenverstand und zeigen Sie, dass die Kosten und das Timing direkt von der Komplexität abhängen. Wir brauchen mehr Iterationen von Bearbeitungen - ok, aber es wird mehr Geld und Tage dauern. Es sollte billiger sein - wir reduzieren den Arbeitsaufwand: Sie können immer einige Funktionen aus der Schätzung entfernen. Freie Arbeit ist eine Sünde.
    3. Rechts von den Anwälten des Kunden. Es gibt viele von ihnen, oder eher VIELE, vor allem, wenn ein Anwalt nicht versucht, ein echtes Problem zu lösen, sondern den Anschein von Arbeit zu schaffen. Bearbeitungen sind möglicherweise nicht besonders rational und verständlich. Mal sehen, wie man damit umgeht, um Dokumente mit minimalen Verlusten abzustimmen.

    Der erste Schritt besteht darin, vorab im Vertrag Artikel bereitzustellen, die speziell darauf ausgelegt sind, Flexibilität zu zeigen und an den jeweiligen Kunden anzupassen. Dies können Bestimmungen sein, die die Normen der Gesetzgebung duplizieren oder die Nuancen der Arbeit regeln, die für Sie bequem, aber nicht grundlegend sind. Diese Punkte, die Sie bereit sind zu opfern. Ihre Abwesenheit beeinflusst die Komplexität, Zeit, Kosten, Prozesse oder Risiken nicht wesentlich. Wenn also die Anwälte des Kunden sehr gefragt sind, können Sie diese sicher ausschließen, bevor Sie sie schützen.


    In unseren Vorlagen werden diese Elemente farblich hervorgehoben, und die Manager können selbstständig Entscheidungen darüber treffen.

    Abgesehen von den Punkten, die Sie vorher nicht wirklich gewünscht haben, gibt es leider noch andere in den Dokumenten. Für Sie sind sie nicht nur wichtig, sondern prinzipiell. Wenn Anwälte des Kunden Änderungen an ihnen senden, muss dies vereinbart werden. Es gibt keinen, und es kann keinen einzigen Algorithmus geben, es ist immer ein Verhandlungsprozess.

    In solchen Punkten lohnt es sich zunächst, eine alternative Formulierung vorzuschlagen. Auch wenn die andere Version nur geringfügige Zugeständnisse oder Klarstellungen enthält und im Allgemeinen fast dieselbe wie zuvor ist, wird sie oft übersehen.

    Vergleichen Sie - diese Formulierung Anwälte haben nicht zugestimmt:

    Der Kunde räumt dem Auftragnehmer das Recht ein, seinen eigenen Namen (Namen), Logos, Marken, Handelsbezeichnungen im Portfolio und Informationsmaterial des Auftragnehmers zu verwenden. Der Kunde gibt dem Auftragnehmer das Recht
    , die Ergebnisse aller Arbeiten aus dem Vertrag bekannt zu geben.

    Und dieser wurde vermisst:

    Der Kunde räumt dem Auftragnehmer das Recht ein, seinen Namen und sein Logo im Portfolio und im Informationsmaterial des Auftragnehmers zu verwenden sowie die Ergebnisse aller Arbeiten aus dem Vertrag mit vorheriger Zustimmung des Mitteilungstextes mit dem Kunden bekannt zu geben, indem er der zuständigen Person des Kunden spätestens am 2. April eine E-Mail sendet Werktag vor der geplanten Veröffentlichung.

    Noch besser ist es, zuerst eine Liste mit Punkten zu erstellen, an denen sich häufig Unterschiede ergeben, und Alternativen vorzubereiten. Der Vorteil einer solchen Liste - Sie können die Diskussion über Änderungen teilweise an Account Manager und Projektmanager delegieren.

    Wenn Sie sich nicht einigen können, können Sie versuchen, die Verhandlungen auf eine höhere Ebene zu übertragen. Es reicht oft zu sagen, dass Sie nicht über ausreichende Befugnisse verfügen und das Problem nur durch den CEO gelöst werden kann. Die Eskalation ist für beide Seiten immer ressourcenintensiv. In unkritischen Punkten werden Probleme wahrscheinlich ohne sie gelöst.

    Wenn der Kunde Sie bittet, Sanktionen in den Vertrag aufzunehmen - zum Beispiel für verspätete Arbeit - überlegen Sie, ob er selbst nicht auf dieselbe Weise auslaufen kann Wenn ja, fügen Sie zwei Spiegelpunkte hinzu: für sich und für Sie. Wir sind nicht gegen die Verantwortung für die Parameter, die vollständig in unserer Macht stehen. Aber Verantwortung ist eine zweischneidige Sache. Und dies ist eine Gelegenheit, die Risiken erneut zu überschätzen und möglicherweise Sanktionen generell abzulehnen.

    In den  Akten der Schiedsgerichtsbarkeit gibt es eine gerichtliche Geschichte des Kunden. Viele Ansprüche an Lieferanten? Ja, er ist vielleicht immer wirklich unglücklich, aber seine Rechtsabteilung profitiert davon und verdient Geld aus Lücken in Dokumenten. Berücksichtigen Sie dies bei der Beurteilung der Risiken und der Rentabilität eines Projekts sowie bei der Vereinbarung von Revisionen. Dies ist beispielsweise ein wichtiges Argument, wenn eine Gerichtsstandsklausel vereinbart wird.

    Neben dem Skript für die Genehmigung von Änderungen haben unsere Vorschriften eine Reihe von Vorsichtsregeln, die in jeder Branche nützlich sein werden:

    Regel 1. Keine Dokumente in Word. Dem Kunden geben wir die Dokumente im Bearbeitungsmodus bei Google oder (falls die Anwälte des Kunden die Datei benötigen) eine PDF-Datei. Es ist einfacher, Elemente aus dem Streitprotokoll an Google.Docs zu übertragen, als den Text aus dem Word vollständig auf ungeprüfte Änderungen zu überprüfen.

    Regel 2. Dokumente überprüfen. Es kommt vor, dass Kunden im Bearbeitungsmodus 2-3 Bearbeitungen vornehmen, und der Rest macht leise, in der Hoffnung, dass es niemand bemerkt. Wir hatten zwei solcher Fälle: Die Bedingungen, Beträge und Prozesse haben sich geändert.

    Regel 3. Überprüfen Sie die Version der Originale vom Kunden.Sie können plötzlich vom vereinbarten Dokument abweichen. In unserer Praxis ist diese Option leider mehrmals aufgetreten.

    Regel 4. Fordern Sie eine Vollmacht an, wenn der Vertrag nicht vom Generaldirektor unterzeichnet wurde. Und überprüfen Sie, ob es nicht abgelaufen ist. Andernfalls kann der Vertrag vom Gericht als ungültig betrachtet werden, und unabhängig davon, wie gut Sie Ihre Arbeit erledigen, müssen Sie das Geld zurückgeben. Fall ist nicht fiktiv (wird von Kollegen geteilt).

    Regel 5. Unterschriften prüfen. Die Unterschrift auf einem bestimmten Dokument muss mit dem Unterschriftenmuster in der Rahmenvereinbarung übereinstimmen (und in den Gründungsdokumenten des Unternehmens fordern Sie Kopien von den Auftragnehmern an, ja?) Und haben etwas mit dem Namen des Unterzeichners gemeinsam. Aufgrund einer zweifelhaften Unterschrift können Dokumente auch für ungültig erklärt werden.

    Wir glauben, dass die Vereinbarung die tatsächlichen Vereinbarungen und Regeln des Spiels so genau wie möglich widerspiegeln sollte. Es sollte die Arbeit nicht stören. In kontroversen Situationen ist das Schwenken von Papier vor der Nase eine schwache und zweifelhafte Idee. Aber die Reihenfolge in den Dokumenten sollte sein. Der Rest reicht aus, um sich vom gesunden Menschenverstand und von Intuition leiten zu lassen.

    Die Rahmenvertragsvorlage und ihre Anhänge können hier heruntergeladen werden .

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