Wie wir HR-Spezialisten entladen haben: Infomats zur Ausgabe von Zahlungsblättern

Published on December 04, 2018

Wie wir HR-Spezialisten entladen haben: Infomats zur Ausgabe von Zahlungsblättern



    Hier haben wir uns an eines der bereits langjährigen Projekte erinnert - an die Automatisierung von Routinegeschäftsprozessen in einem Industrieunternehmen. Hierbei geht es nicht um Know-how, sondern um effektiv funktionierende Standardlösungen.

    Die Geschichte spielt sich also im Unternehmen der chemischen Industrie ab, in der etwa achttausend Menschen in mehreren geografisch verteilten Objekten arbeiten. Jede dieser Einrichtungen verfügt über eine eigene Personalabteilung. Alle Mitarbeiter müssen von Zeit zu Zeit Informationen abrufen und zwar in einem konstanten Modus - Zahlungsblätter. Zuvor waren sie zu Personalverantwortlichen gekommen, die mit der Vorbereitung und Sortierung der gesamten Dokumentation beschäftigt waren (einige der Dokumente werden in die Werkstätten geschickt, einige - in die Minen), ziemlich viel Arbeitszeit. Bei 85% der Anträge werden außerdem Dokumente ausgestellt, für die keine Unterschrift erforderlich ist. Deshalb hat uns der Kunde gebeten, typische Prozesse zur Ausgabe von Zahlungsblättern zu automatisieren. Die verbleibenden Anforderungen, z. B. zum Ausstellen von Zertifikaten, erfordern noch eine manuelle Bearbeitung: Stempel und Unterschriften.

    Wie funktioniert das Ausstellen von Dokumenten und Zertifikaten normalerweise?


    In den meisten Fällen gibt es in einem großen Unternehmen mehrere Personalmitarbeiter, die für die Vorbereitung und Ausgabe von Zertifikaten, Dokumenten, Antragsformularen und die Aktualisierung von Informationen über die Mitarbeiter verantwortlich sind. Tatsächlich durchläuft der gesamte Prozess des Personalarbeitsflusses sie. Dann werden die Dokumente den Abteilungsleitern nachgeschickt - den Abteilungsleitern und Brigaden, und erst danach gelangen die Papiere zu den normalen Angestellten. Der Vorgang kann 3-4 Tage dauern. Neben den Arbeitskosten von Personalverantwortlichen müssen Mitarbeiter, die einen Lohnzettel oder beispielsweise ein 2-NDFL-Zertifikat erhalten müssen, zweimal Zeit auf dem Weg zur Personalabteilung verbringen: ein Zertifikat bestellen und dann erhalten.

    Wie funktioniert dieser Prozess jetzt?


    Wir haben Informationskioske bei Kunden aufgestellt. Durch ihr Aussehen ähneln sie denen, an die sich jeder von uns erinnert, automatische Zahlungsautomaten für die mobile Kommunikation. Dank der Kioske konnte das Problem des physischen Rückgriffs der Angestellten auf Personalreferenten minimiert werden. Wenn für das Dokument keine Unterschrift und kein Stempel erforderlich ist, können Sie es in wenigen Minuten direkt auf dem Flur des Geschäfts erhalten, in dem die Mitarbeiter ohne eingerichtete Arbeitsplätze arbeiten.

    Woraus besteht ein Kiosk?


    Basis des Kiosks sind ein Computer und ein Drucker sowie ein 19-Zoll-Touchscreen, ein Kartenleser im HID-, EM-Marine-Format, Lautsprecher für die Audiowiedergabe und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Der Leser ermöglicht es Mitarbeitern, sich mit einem Benutzernamen und einem Kennwort am System anzumelden. Das Drucken von Dokumenten ist beidseitig im A5- oder A4-Format verfügbar.

    Wie funktioniert das alles?


    Jeder Mitarbeiter, der sich an den Leser des Kiosk-Passes lehnt, kann Memos und Anweisungen, Checklisten, Arbeitszeitblätter, Urlaubsinformationen ausdrucken und die Balance zwischen therapeutischer und vorbeugender Ernährung sehen. In diesem Fall ist jedes Mal eine Mitarbeiterautorisierung erforderlich: Der Kiosk speichert die Sitzung des Benutzers nicht. Jetzt gibt es 14 Antragsformulare im System und wir haben Anfrageformulare hinzugefügt: Der Mitarbeiter füllt die erforderlichen Felder mithilfe von Hardwareaufforderungen aus und erhält ein Zertifikat, das Sie nur in der Personalabteilung unterschreiben müssen. Dies beschleunigt den Prozess erheblich. Die Software auf den Kiosken greift über den erstellten Anwendungsserver oder Proxyserver auf die Personalsystemdaten zu, sammelt die Informationen und generiert das erforderliche Dokument.

    Kurze Zeit nach Projektbeginn haben wir auch eine Registrierung für Mitarbeiter im SMS-Service hinzugefügt. Darin sehen Sie die fünf häufigsten Anfragen und Abrechnungen.
    In einer der Einrichtungen haben wir die DMS-Zahnheilkunde um eine Registrierung erweitert. Der Prozess ist wie folgt organisiert: Der Kurator rekrutiert eine Gruppe von Mitarbeitern, die die Hilfe eines Zahnarztes benötigen, geht dann in die Klinik und schreibt alle, die dies wünschen, auf. Wir haben das Sammeln von Anwendungen mit dem Kiosk vereinfacht. Es stellte sich als eine Art elektronische Warteschlange heraus: Der Angestellte füllt einen Antrag über einen Kiosk aus, erhält eine Seriennummer und weiß, wie viele Personen vor ihm sind. Ein Kurator erhält eine Liste von Mitarbeitern, die an der Rezeption erfasst werden müssen. Darüber hinaus haben wir auf Wunsch des Kunden einen Ticker in den Kiosken installiert, der relevante Informationen für die Mitarbeiter aussendet, eine Liste von Sozialprogrammen, das Datum der Firmenparty usw.

    In Bezug auf die Überwachung der Leistung der Kioske: In einem konstanten Modus werden der Kiosk und der Drucker darin überwacht, um kritische Messwerte aufzuspüren. Beispielsweise läuft Toner oder Papier aus, Papierstaus, Kommunikationsfehler. Wenn eine dieser Situationen eintritt, wird eine automatische Benachrichtigung an den Support gesendet. Während das Problem gelöst wird, gehen Fotzen mit Behinderungen offline.

    Weitere technische Details


    Wie gesagt, der Kiosk ist ein Computer und ein Drucker.



    Wir haben die Software dafür selbst entwickelt. Es ist für die Autorisierung der Mitarbeiter verantwortlich und integriert sich in die E-Mail, sodass die Zertifikatsanforderungen (die eine Signatur erfordern) automatisch per E-Mail an die Personalabteilung gesendet werden. Darüber hinaus werden Terminals und Drucker überwacht, die Verfügbarkeit des Backends, die Einstellungen und der Fernzugriff überwacht.

    Was den Service betrifft: An jedem Kundenstandort gibt es einen Support-Service, der beispielsweise bei Papierstörungen oder gewöhnlicher höherer Gewalt benachrichtigt wird, wenn das Papier ausgeht. Software für technischen Support findet bei uns aus der Ferne statt.

    Wir haben den Kiosk in unserem Büro auch an einem technischen Muster getestet. Hier richten sie beispielsweise eine Reihe von Referenzen ein, die für einen bestimmten Kunden erforderlich sind:



    Einige Schnittstellen:




    Neben Referenzen erhalten Sie übrigens auch Informationen zu den Erlebnissen:



    Ein wenig vorausschauend: Wir implementieren jetzt die zweite Version des Projekts. Es ist alles gleich, nur in der mobilen Anwendung.

    Die Schnittstelle ist im Wesentlichen die gleiche:



    Übrigens können neue Installationen als Managed Service bereitgestellt werden (dh für eine Abonnementgebühr und nicht standardmäßig - für ein Projekt). Es hängt alles von den Bedürfnissen des Kunden ab.

    Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: dakulov@croc.ru